(uit TTM, januari 1996)

DC DOOR AUTOMATISERING SNEL EN BIJNA FOUTLOOS

Bij de naam Scapino denken veel mensen aan schoenenwinkels. Het assortiment van dit snelgroeiende filiaalbedrijf is in de ruim 20 jaar van het bestaan echter flink uitgebreid. Naast schoenen verkoopt Scapino kleding en sportartikelen. De logistiek neemt bij het bedrijf een belangrijke plaats in. Sinds kort is een volledig geautomatiseerd Magazijn Beheers Systeem (MBS) in gebruik. Fouten in de distributie worden hierdoor vrijwel uitgesloten en de doorlooptijden aanzienlijk verkort.

Scapino begon 21 jaar geleden in Assen als schoenenwinkel. Het hoofdkontoor en het distributiecentrum van het familiebedrijf zijn hier nog steeds gevestigd. Scapino is echter al lang niet meer alleen een schoenenwinkel. Op topdogen verlaten elke dag zo’n 75.000 verschillende artikelen het DC. Scapino voert diverse merken. Niet alleen de bekende A-merken, maar ook diverse eigen labels. De gedachte achter alle artikelen is dat de kwaliteit goed moet zijn en dat de prijs guldens voordeel voor de klant moet opleveren. Het aantal filialen van de onderneming is de laotste 10 jaar hard gegroeid. Het 130^ste filiaal is inmiddels een feit en het einde van de uitbreidingsplannen is nog niet in zicht. Ook in Duitsland timmert Scapino hard aan de weg.

Bert Kruisdijk is hoofd Logistiek van Scapino en is er verantwoordelijk voor dat de distributie vlekkeloos verloopt. Een dynamische ‘job’ in een snelgroeiende onderneming als Scapino. Nietemin is van een hectische sfeer op de afdeling Logistiek en in het DC zelf geen sprake. Alles loopt op rolletjes. Letterlijk. Want de rollenbanen in het overzichtelijke DC loppen vrijwel geluidloos, terwijl computers de duizenden dozen de uitgang van het magazijn wijzen.

Kruisdijk legt uit dat Scapino even in een ‘rustige’ periode zit. Als de leveringen voor de wintermaanden beginnen is het aanzienlijk drukker. De sfeer in het DC zal er echter niet wezenlijk door veranderen. Alles blijft rustig en beheersbaar, volledig onder controle. Het enige verschil is dat de rollenbanen in drukke perioden meer uren draaien. Het MBS zit echter ook dan nog lang niet aan het plafond.

Volgens Kruisdijk ziet Scapino groei als een voorwaarde om de bedrijfsfilosofie gestalte te kunnen geven. Daarvoor is het noodzakelijk dat de logistiek goed in elkaar zit. Het goederenbeheer is van grote invloed op de resultaten van het bedrijf. Om tot een optimale beheersing van de goedercnstromente komen heeft Scapino gekozen voor een zo volledig mogelijke mechanisatie en een verregaande mate van automatisering. Daardoor zijn we in staat korte doorlooptijden en hoge verwerkingssnelhedente realiseren zonder dat dit ten koste gaat van de accuratesse. Met het MBS kennen we een minimum aan fouten en een maximum aan controle- en registratiemogelijkheden.

 Investeringen

Om in de toekomst de goederenstromen goed te kunnen blijven besturen, heeft Scapino de laatste jaren flinke investeringen gedaan. Over bedragen wil Kruisdijk niets kwijt. In de eerste plaats is geinvesteerd in een noodzakelijke uitbreiding van de magazijnen. Het oppervlak groeide met 30 procent. Van minstens even groot belang is de ontwikkeling en ingebruikneming van het Magazijn Beheers Systeem (MBS), waarmee niet alleen een computerprogramma wordt bedoeld, maar een compleet nieuwe organisatievorm gebaseerd op een uitgebreid automatiseringssysteem en een geavanceerde sorteerstraat. Hiermee is het bedrijf in staat volledig geautomatiseerd de goederenstroom te beheersen aan de hand van onder meer voorradeninformatie, voorspellingen en capaciteitgegevens.

Meetpunten in het sorteersysteem zorgen ervoor dat alle handelingen worden gecheckt en dat alle informatie hierover wordt vastgelegd en eenvoudig toegankelijk is. Hoewel Scapino over een eigen automatiseringsafdeling beschikt werd ervoor gekozen om het computerprogramma voor het M BS niet zelf te ontwikkelen. Software-producent ICT kreeg de opdracht een programma te schrijven dat een koppeling met de bestaande programmatuur mogelijk maakt. Vander Lande werd gevraagd om de sorteerstraat te bouwen. Van idee tot implementatie nam slechts anderhalf jaar in beslag.

 “De veranderingen door het MBS zijn drastisch’, vertelt Kruisdijk. ‘Handmatige arbeid komt voor de ruim 100 magazijnmedewerkers nog maar weinig voor. De efficiency en de capaciteit zijn aanzienlijk toegenomen. Het MBS levert echter ook op heel andere terreinen voordelen . Zo is het arbeidsplezier van de medewerkers in het DC flink toegenomen. Opmerkelijk in het DC is de aanwezigheid van slechts drie laaddocks voor binnenkomende goederen. Twee hiervan worden gebruikt voor de automatische sortering. De derde is voor het aan leveren van bedrijfsgoederen.

Een medewerker van de afdeling Logistiek is ‘full time’ in de weer met het plannen van binnenkomende goederen. Leveranciers dienen er rekening mee te houden dat de planning tot op de minuut nauwkeurig is geregeld. Over het algemeen levert deze minutieuze ‘JIT’ volgens Kruisdijk geen problemen op. Mocht een leverancier onverhoopt te laat zijndan heeft het sysleem voorlopig zoveel overcapaciteit dat een oplossing snel is gevonden. Kruisdijk:

‘We kunnen zo’n 1.000 dozen per uur lossen. Een vrachtwagen die te laat arriveert, nemen we er tusssendoor. Behalve veel sneller, kunnen we met het MBS ook nauwkeuriger werken. De voorraadbeheersing begint namelijk meteen bij het lossen. Ten eerste leest een computer direct welke produkten binnenkomen. Dat kan omdat alle artikelen door de leveranciers zijn voorzien van een barcode conform de voorschriften van Scapino.

Vervolgens vindt aan de rollenbaan waar de goederen binnenkomen een steekproefcontrole op kwaliteit en inhoud plaats. Voordat de chauffeur is vertrokken zijn de binnenkomende goederen gecontroleerd. De goederen die buiten de steekproef vallen gaan direct door naar de 20 sorteerbanen. Daar worden de artikelen op pallets geplaatst.

Capaciteit

Het systeem zit nog niet op de helft van de capaciteit. Zelfs op drukke dagen zijn alle verzendingen binnen enkele uren verwerkt. In de reachtruck is een beeldscherm gebouwd waarop de chauffeur ziet in welk gebied hij de goederen moet plaatsen. Ter plekke kiest hij zelf de lokatie en legt deze door middel van scanning vast. In de centrale computer van Scapino is alle informatie direct beschikbaar voor de afdeling ‘Merchandise’ die de goederen naar de winkels verdeelt. Bevoorrading van de winkels vindt voor een deel plaats op basis van verkoopgegevens.

 Elke avond ‘zuigt’ de centrale computer de kassa’s van de filialen leeg en wordt de behoefte aan nieuwe voorraad vastgesteld. Daarnaast worden de winkels voortdurend voorzien van nieuwe, seizoensgebonden assortimenten. De doorloopsnelheid hiervan is bijzonder hoog. Binnen 24 uur na binnenkomst in het DC zijn deze assortimenten op weg naar de winkels. In het hoogseizoen verlaten elke dag 75.000 produkten het DC in Assen. Het sorteersysteem zou met een dubbele hoeveelheid evenwel geen moeite hebben. De produktie binnen het DC, uiteraard aan de hand van volledig automatisch  opgestelde pick-lijsten, gebeurt in zogeheten batches. Een batch omvat 26 filialen. Elke bevoorradingsgolf die door het DC gaat wordt door Scapino een ‘wave’ genoemd. Dagelijks gaan minimaal twee ‘waves’ door het DC. Aan het einde van de sorteerstraat worden de artikelen in containers geplaatst en naar de vijf docks voor uitgaande goederen gereden. Sloots uit Assen verzorgt met circa 15 auto’s de distributie.

Kruisdijk: ‘Vroeger deden we het transport zelf. Omdat we seizoensgebonden artikelen verkopen, hebben we in de bevoorrading met pieken en dalen te maken. Het was voor ons verstandiger het vervoer uit te besteden.Daarnaast kennen we het standpunt van ‘schoenmaker blijf bij je leest’.

Scapino streeft naar een positieve, enthousiaste uitstraling. Het gebruik van kleuren speelt hierin een ondersteunende rol. Dat is ook het geval in het DC. Kruisdijk: ‘Goede prestaties vereisen goede arbeidsvoowaarden. Vandaardat wij een binnenhuisarchitect hebben ingeschakeld. Op zijn advies zijn in het interieur van het DC kleuren aangebracht en zijn de wanden op diverse plaatsen kunstzinnig verfraaid. Tot de verbeelding spreekt de artistiek gevormde rode draad die door het DC loopt: hij geeft de route aan die goederen in het magazijn doorlopen. De driehoek die op diverse plekken in de het DC is te zien, heeft een symbolische betekenis. Hij staat voor de verhouding leveranciers, winkels en klanten. De logistiek zit tussen alle betrokkenen. De prettige arbeidsomstandigheden binnen het DC hebben zeker invloed bij het werven van personeel. De meeste mensen vinden het prettig om in dit DC te werken.

Volgens Kruisdijk loopt de logistiek als een rode draad door het bedrijfsproces van Scapino. De symbolische draad zorgt ook voor verfraaiing van het DC.

Artikel uit TTM Januari 1996: Scapino op de minuut nauwkeurig