Dit stuk beschrijft de belangrijkste ervaringen die ik heb opgedaan bij het selecteren en operationeel krijgen van de samenwerking met een logistieke dienstverlener. Het behandelt de te nemen strategische besluiten voor de manier van samenwerken (niet de of), het contract, de samenwerkingsafspraken, de implementatie, de locatie, prijsafspraken en service levels. 

Te nemen strategische besluiten

• werken onder een prijslijst of werken met open boeken en management fee afhankelijk van de performance;
• omschrijf beide het doel van de samenwerking en laat dit ambitieus zijn. Een voorbeeld hiervoor kan zijn: “Het onder LSP leiding en regie, op basis van een integrale aanpak, uitvoeren van verdere verbeteringen van prestaties, controle op zowel het fysieke als administratieve proces en verlaging van de totale kosten in de Supply Chain van het bedrijf”. (bespreek een besparing af te bereiken voor een bepaalde datum. Maak dit SMART en laat de fee ervan afhangen);

Contract

• formuleer altijd in een resultaatverplichting niet in een inspanningsverplichting: doen toch allemaal ons best;
• stel vast onder welke voorwaarden zij werken. Indien Physical Distribution Voorwaarden 2000 versie 1-9-2000 sluit de volgende artikelen uit als onderstaand genoemd;
• wat een artikel en wat een SKU is;
• wat jij verstaat onder landed costs;
• regel duur en opzegging. Bepaalde tijd en spreek af wanneer partijen onmiddellijk mogen opzeggen (definieer wanprestatie);
• regel geheimhouding;
• regel overdraagbaarheid van de overeenkomst (nieuwe aandeelhouders etc.)
• regel bescherming intellectueel eigendom;
• spreek toepasselijk recht af en arbitrage;
• spreek een wijzigingsprodure af voor afspraken;
• spreek een waarschuwingsplicht af indien kosten hoger uitvallen dan begroot en voor prestatie die onder afgesproken limiet dreigen te komen (laat niet je klant je boodschapper zijn);

 Afspraken over de samenwerking, de activiteiten:

Wat zijn de standaard werkzaamheden waarvoor jij betaalt. Zoals bijvoorbeeld:  Activiteiten zijn onder te verdelen in:

1. fysieke afhandeling van Goederen;
2. administratieve verzorging van deze fysieke afhandeling;
3. verzorgen van locatie en medewerkers;
4. ondersteuning in verdere verbetering van de Supply Chain van het bedrijf.

Ad 1. Fysieke afhandeling van Goederen. Dit betreft alle activiteiten zoals maar niet beperkt tot:

• lossen van vrachtwagens / auto’s;
• ontpakken & opbeugelen op bijgesloten hanger;
• Goederen opname;
• cubing;
• vendor rating inkomende Goederen;
• QC steekproef Goederen klaar zetten;
• interne goederenbewegingen;
• opslag van goederen op locaties;
• Goederen beheer, cycle counting en inventarisatie;
• orderpicken van Goederen;
• deugdelijk inpakken en verzendklaarmaken;
• Value added services zoals maar niet beperkt tot reconditionering en stickering,
• deugdelijk sorteren en laden van vrachtwagens / auto’s.

 Ad 2. Administratieve verzorging. Dit betreft tenminste alle administratieve activiteiten benodigd voor het effectief laten verlopen van de fysieke afhandeling van de goederen. Dit zijn activiteiten zoals, maar niet beperkt tot:

• het organiseren van transport voor vervoer naar het Locatie en direct import welke niet via het DC verlopen;
• het opvolgen van afspraken met transporteurs vanaf het moment dat de goederen het terrein van de leverancier hebben verlaten;
• het inzichtelijk maken en informeren aan bedrijf organisatie wanneer goederen beschikbaar zullen komen in het magazijn op de locatie;
• het opmaken van import en douane documenten en een correcte administratie hiervan bijhouden;
• het toekennen en onderhouden van statistiek nummers en overige product kenmerken per product voor correcte afhandeling van douane aangifte, facturatie voor directe leveringen vanuit leverancier aan bedrijf’s dochter onderneming in USA en mogelijk andere landen;
• bijhouden wat via QC proces aan steek proeven aan bedrijf is geleverd;
• correct registeren van goederen beweging in warehouse management systeem  vanaf moment dat goederen binnen komen totdat ze het magazijn verlaten;
• cycle counting uitvoeren en resultaten maandelijks rapporteren;
• vastleggen van redenen van retour ontvangst per retour en dit ook controleren, monitoren en inzichtelijk houden van retour goederen welke naar Alkmaar zijn verstuurd ter controle;
• het opmaken van correcte export documentatie;
• zorgdragen voor een correcte administratie (welke voldoet aan de eisen om aan te tonen welke orders zijn geëxporteerd buiten de EU en aangifte CBS en intrastat, extrastat);
• organiseren van transport van uitgaande zendingen;
• maandelijks rapporteren op KPI’s;
• maandelijkse facturatie en rapportage;
• zorgdragen voor correcte inklaring van retouren van buiten EU;
• zorgdragen voor correcte omboeking van A naar B keuze volgens de richtlijnen van QC.

 Ad 3. Verzorgen van locatie en medewerkers.

Alle activiteiten die nodig zijn om ruimtes ordelijk en netjes te houden en een Arbo compliant werkomgeving te creëren en te onderhouden. Dit zijn activiteiten zoals maar niet beperkt tot:

• verzorgen van verpakkingsmaterialen;
• opruimen magazijn, kantoren en buiten terrein.

 

Ad 4. Ondersteuning in verdere verbetering van de Supply Chain van het bedrijf. Betreft initiatief nemen en regie voeren in identificeren en doorvoeren van verbetering in de Supply Chain. Het ondersteunen in het beschikbaar stellen van relevante management informatie.

Ad 5. Overige belangrijke zaken die vooraf afgesproken moeten worden

• de procedure hoe zij moeten omgaan met meerwerk, zoals schriftelijk toestemming vragen;
• welke maandelijkse rapportages je krijgt over de operatie;
• wie doet kwaliteitscontrole voor binnenkomende goederen;
• spreek af dat jij de warehouse manager en of team wat voor bedrijf gaat werken mag zien en selecteren;
• spreek af op welke wijze zij waarborgen dat het team voor het bedrijf compleet zal blijven en welke inspanning zij hiervoor leveren;
• maak een afspraak over de voorraad hulpmiddelen zoals verpakkingsmaterialen, tape etc. Dit v.w.b. de te gebruiken kwaliteit en de doorbelasting van de kosten hiervan (factuur 1:1). Maak een 1/2 jaarlijks budget en spreek af hoe om te gaan met overschrijdingen; Management fee op dit soort aankopen kan lager zijn i.v.m. het lage risico voor de LSP;
• spreek af of je 100% inbound controle doet ja of nee. Dit hangt af van de afspraak die je kunt maken over de betaling van de voorraadverschillen;
• maak een afspraak tot periodiek overleg en evaluatie;

 De implementatie

Maak vooraf duidelijk welke investeringen zij doen om je te kunnen handelen. Laat ook een zeer gedetailleerde planning van de opstart fase maken en spreek af wanneer zij “normaal” operationeel zijn. Maak een afspraak over de kosten die zij gaan maken om operationeel te gaan. Eventueel een budget en een afspraak over de consequentie van eventuele kostenoverschrijdingen. Denk hierbij aan stellingen maar ook automatisering en interfaces met jou systeem (minimaal artikel en barcode, paklijsten, Ready to Invoice en voorraad standen);

• het is gebruikelijk dat een partij geheel of gedeeltelijk een investering doet in de opstart. Bij Oilily hebben wij 25% “kado” gekregen (€ 250k);
• Spreek af wat er gebeurt met de restwaarde van de investering die zijn doen en die jij hebt betaalt via jou prijzen;

 

Afspraken over de locatie

Spreek de locatie en ruimte (in M2) af waar de werkzaamheden plaats vinden. Afwijking hiervan alleen na goedkeuring van het bedrijf;

• level van beveiliging;
• spreek het aantal benodigde palletlocaties en picklocaties af;
• spreek af dat er voldoende capaciteit is voor verdere groei;
• veto recht om naast bepaalde andere klanten te staan.

Prijsstructuur en factureren

Open boek of prijslijst. In alle gevallen afspraken maken over de assumpties die ten grondslag liggen aan de kosten of prijslijst;

• maak afspraken over aantal mensen in het team (fixed en variabel);
• spreek een prijs per stuk af (target price);
• spreek een performance incentive scheme af;
• leg vast hoe vaak per jaar, bij voorkeur één maal per jaar prijzen gewijzigd mogen worden;
• reserveer het recht om 4 maal per jaar een audit te doen op de prestatie en kosten;
• de Prijs moet omvatten lonen, huisvesting, afschrijvingen, en management fee;
• spreek een indexeringsfee af bv CBS prijsindex;
• spreek af hoe meerwerk te verrekenen (uurtarief);
• spreek af om bv 25% van de capaciteit extra, gratis ter beschikking te hebben om bedrijf mee te helpen de logistiek verder te verbeteren. Het 2de jaar 10% (of betere %). Dit geeft de incentive om niet meer geld in rekening te brengen maar om daadwerkelijk met jullie de stroom te verbeteren;
• spreek de prijs af voor Value Added Services;
• spreek af dat de kosten voor inbound werkzaamheden inclusief douane werkzaamheden, invoerrechten, afhandeling in de aankjomst havens, transport naar de Locatie worden overeengekomen in een transport contract;
• spreek af dat de kosten voor outbound expeditiewerkzaamheden van de Locatie tot klant inclusief douane afhandeling en afhandeling in de vertrekhavens in transport contract worden afgerekend;
• spreek één maandelijkse factuur af voor magazijnwerkzaamheden en transport activiteiten. Betalingstermijn 30 dagen inclusief invoerrechten.

Aansprakelijkheid

Vaak zijn de Fysieke Distributievoorwaarden van toepassing. Verwerp een aantal artikelen die alleen ter bescherming van de LSP’er zijn of maak deze wederkerig.

• Verwerp artikel 7. lid 6 en maak een afspraak over voorraadverschillen boven bijvoorbeeld 0.1% in aantallen vergoed worden tegen de landed costprices. Immers zij zeggen een kwalitatief goed proces te kunnen neerzetten. Let wel, 100% inbound controle kost geld maar dit moet je afzetten tegen de schade die je op je balans boekt;
• maak een afspraak over hoe vaak je een inventarisatie wil uitvoeren (en op wiens kosten);
• van de fysieke distributievoorwaarden, verwerp artikel 7.2 en 7.3 maak hier landed costs van en niet CMR voorwaarden ( € 6,- de kg geloof ik);
• vervang artikel 4.6 en maak een afspraak wie verantwoordelijk is voor de verzekering van de goederen. Let op gevolgschade. Als het gebouw instort dan zal jou verzekering gaan claimen bij de verzekering van de LSP. Zijn zij niet verzekerd hiervoor dan heb je nog steeds een probleem. Overzicht van inboedel en schade verzekering is gewenst om te vergelijken of jullie niet dubbel verzekerd zijn;
• vervang artikel 5.3, 5.4, 5.6 en 5.8 in betere voorwaarden voor het bedrijf;

 Service lever agreement

Kom altijd een SLA overeen en laat je wekelijks informeren over voortgang t.o.v. de SLA;

De zaken die hier minimaal in horen te staan zijn:

• Per type order hoe lang de processing tijd mag zijn en hoeveel daarvan kan afwijken;
• Compleet shippen. Spreek af hoeveel zendingen compleet geleverd worden conform jou pickopdracht;
• Inbound verwerkijngstijd. Hoe snel moeten spullen van de kade in de voorraad staan;
• Hoeveel kartons verkeerd gemanifest mogen worden;
• Wat de dagelijks beschikbare capaciteit is in stuks (inbound, put to stock, units outbound, units VAS);
• Hoeveel beschadigd kan raken;
• Voorraad nauwkeurigheid;
• Pick nauwkeurigheid;
• Op tijd geleverd;
• Stof niveau;
• Zonlicht;
• Water en vochtigheid;
• Pest control;
• Orde en netheid (voorraad niet op locatie, los op de vloer, verpakkingsmaterialen op de vloer