Een simpele, veilige en snelle software selectie

Een van de kritieke succesfactoren binnen de retailsector is het flexibel en snel kunnen reageren op veranderingen en uitdagingen in de markt. Om uw bedrijfsprocessen optimaal te laten werken, zijn adequate informatie en snel aanpasbare systemen tegen lagere onderhoudskosten essentieel. Dit betekent vaak de keuze tussen aanpassing van het huidige systeem of selectie van een nieuw systeem. Het vinden van een nieuw systeem vereist een gedegen kennis van de branche en de softwaremarkt.

De huidige moeilijke en uitdagende tijd vergt een verdere focus op kostenbeheersing en flexibiliteit. Deze verbeteringen zijn onder meer te bereiken door het vergaand verbeteren van de besturing en beheersen van de kosten. Deze verbeteringen zijn alleen te realiseren door het gebruik van adequate informatiesystemen.

Confectie of maatwerk: ERP voor de fashion retailer

De ondernemers richten zich op verbetering van de interne organisatie en uitbreiding van de activiteiten door autonome groei, acquisities en/of fusies.

De inkoop van de fashion heeft zich verplaatst van lokale markten naar internationale markten in het Verre Oosten en Oost- en Zuid-Europa. Daarnaast ontwikkelen de fashion-retailers meer en meer private labels die zij in bovengenoemde gebieden laten produceren. Een andere ontwikkeling is dat diverse Europese bepalingen voor de bescherming van de interne markt de import van buiten de EU ingewikkelder maken.

Net als in andere branches nemen ook binnen de fashion-retail de promotionele acties toe. Het wordt daarom steeds belangrijker dat de artikelen tijdig en in de juiste hoeveelheid en kwaliteit in de winkel liggen. Dit maakt inzicht in de voortgang van het productie- en het transportproces essentieel. Om deze processen optimaal te ondersteunen, openen de ondernemers ‘steunpunten’ in de productielanden om kwantitatieve en kwalitatieve controles uit te voeren.

Om deze trends en ontwikkelingen te ondersteunen heroriënteren veel fashion retailers zich op hun bestaande softwaresystemen. Hierbij dienen ze ook rekening te houden met de volgende trends en ontwikkelingen:

  • zij ontwikkelen alternatieve distributiekanalen (e-commerce met aansluiting op logistieke systemen);
  • zij brengen meerdere collecties per jaar uit;
  • zij hebben geconstateerd dat vergroting van de schapbeschikbaarheid direct bijdraagt aan de toename van de winst. De schapbeschikbaarheid wordt onder andere vergroot door verhoging van de transportfrequentie, verbetering van de replenishment strategieën en opschonen van voorraden gedurende het seizoen (interfiliaal, interformule);
  • de softwaresystemen worden steeds goedkoper en sneller (vergroting van de enablers);  
  • klant- en formulespecifieke leveringen nemen toe (labeling, hangers, reconditioneringen, etc.);
  • expansie daagt uit tot het benutten van synergievoordelen van een groter wordende organisatie;
  • tijdvensters binnensteden maken routeplanning complexer.

Door bovengenoemde veranderingen wordt de besturing complexer en worden er hogere eisen gesteld aan softwaresystemen. Het is daarom noodzakelijk dat ondernemers zich heroriënteren op de applicaties die zij gebruiken, die vaak in eigen beheer zijn ontwikkeld. De grotere softwareleveranciers hebben dit begrepen en begeven zich met specifieke industry solutions voor de retail op de markt.

Internationale aanbieders bedreigen locale spelers

Een aantal jaren terug waren er weinig geschikte aanbieders van standaard software pakketten voor de fashion retail. De enige die in dit segment een rol speelde waren locale aanbieders van specifiek voor de branche geschreven pakketten. Vaak waren deze pakketten ontstaan uit maatwerk voor één specifieke klant. Het pakket werd dan zodanig aangepast en herschreven zodat het ook geschikt werd voor andere klanten in de zelfde branche. Voordelen van deze pakketten zijn de goede aansluiting op locale eisen en wensen, lage aanschafkosten en de flexibiliteit van de leverancier bij aanpassingen. Nadeel is veelal de beperkte omvang van de leverancier en de daarmee samenhangende kwetsbaarheid. De laatste jaren hebben echter steeds meer internationale aanbieders van standaard softwarepakketten hun pakket ook geschikt gemaakt voor de retail of de fashion – retail. Voorbeelden hiervan zijn SAP Retail, Navision Dynamics met add-ons, Oracle Retail (samenwerkingsverband van Oracle Applications en Retek, Lawson) en PeopleSoft for Retail. Deze pakketten bieden een zeer brede functionaliteit en vormen een bedreiging voor de locale niche-spelers. De aanschafprijzen van deze pakketten liggen hoger dan de pakketten van de lokale spelers.

Het selecteren van het juiste softwarepakket in deze dynamische omgeving vereist specifieke kennis van de mode branche en de beschikbare software oplossingen en ervaring met het uitvoeren van software selecties.

Gebruik Knock-out criteria!!

Waarom gaan wij uit van Knock out criteria en vergelijken wij niet op detailniveau functionaliteiten met elkaar?:

  • Complete functionaliteit is geen issue meer”;
  • Go / No Go functie: effectieve identificatie van kandidaten
  • Afwezigheid leidt tot ongewenste aanpassingen, (te) veel kosten en (te) diep ingrijpen in de DNA van een softwarepakket;
  • Meer functionaliteit toetsen met goede bedrijfscase, geen waslijst aan eisen en wensen!

Dus niet alle functies bij selectie specificeren, focus eerst op:

  • juiste keus en pas bij implementatie op details;
  • Ga uit van knock-out criteria;

Essentieel in het selectietraject is het identificeren van de juiste knock-out criteria. Onze ervaring heeft ons geleerd dat de volgende knock-out criteria voor een fashion retailer van belang zijn.

  • Zo moet het toekomstig pakket model, kleur, maat artikelstructuur kunnen ondersteunen;
  • Daarnaast komen artikelen gedurende het logistieke proces in verschillende omverpakking voor zoals, in omdozen, per assortimenten, gecombineerd in sets en per los;

In de branche specifieke pakketten ziet men deze functionaliteit over het algemeen dan ook wel terugkomen. Focus bij selectie daarom op onderscheidende criteria die daadwerkelijk de investering in de nieuwe software kunnen rechtvaardigen. Een voorbeeld van een onderscheidend criteria is het kunnen toepassen van verschillende push-pull strategieën per productgroep / artikel (bevoorradingsfrequentie versus hoeveelheid). Voor hogere marge producten kunnen frequenter en lagere hoeveelheden nageleverd worden aan de filialen in tegenstelling tot lagere marge producten. Goed toegepaste replenishment strategieën kunnen ervoor zorgen dat de schapbeschikbaarheid met procentpunten omhoog gaat zonder directe verhoging van logistieke kosten. Hiermee zijn procentpunten winstverhoging te realiseren.

Een ander voorbeeld kan zijn de toepassing en ondersteuning door het systeem van het zogenaamde “Open to Buy” principe: hoeveel kan ik nog inkopen. Traditioneel werd Open to Buy gestuurd op basis van financiële budgetten, tegenwoordig wil men in de nieuwe software applicaties ook kunnen sturen op aantallen en begin- en eindmarge.

Mogelijke andere knock-out criteria kunnen zijn:

  •  het goed kunnen opsporen van slow-movers en verplaatsen van deze slow-movers naar het beste filiaal (interfiliaal ruilen) om verkoopkans te vergroten;
  • verschillende push-pull strategieën per productgroep / artikel (bevoorradingsfrequentie versus hoeveelheid);
  • het kunnen verwerken van een artikel in verschillende verpakkingsvormen (omdoos, pakket, los item) in verschillende artikel / maat / kleur combinaties;
  • ondersteunen van het Open to Buy mechanisme (financieel, aantal, begin- en eindmarge);
  • het kunnen ‘toevoegen’ van klantspecifieke wensen aan inkooporders zoals klantspecifieke store-labels, verschillende private labels, specifieke verpakkingswensen;
  • Merchandise planning inclusief ondersteuning van promotionele acties;
  • het vast kunnen leggen van inkoopraamcontracten op verschillende niveaus: meters stof komend jaar, aantal rokken en uiteindelijk gespecificeerd per model, maat en kleur;
  • communiceren met leveranciers op grote geografische afstand via internet: bestellingen plaatsen en leveranciers inzicht laten geven in de voortgang van orders;
  • het monitoren van de inbound logistics van zuidoost Azië tot in het eigen DC en de winkel;
  • cross-docking ondersteunen;
  • Vendor Rating op basis van diverse criteria als levertijd, hoeveelheid, prijs en kwaliteit;
  • volledige integratie met bestaande POS-systemen (PLU’s, urenregistratie, opdrachten, berichtenverkeer etc.);
  • voor- en nacalculatie van inkoop / verkooporders per model;
  • simulatie van opruimingacties en voorspellen eindvoorraad;
  • …….

Het selectie proces

Onderstaand beschrijf ik in het kort:

  1. het doel van een selectieproces;
  2. het trechtermodel;
  3. maken van besturingsconcept en afleiden van KO criteria en interne afstemming van de eisen en wensen;
  4. hoe te gaan van een Long-list naar een Short-list en vroegtijdig met de leveranciers vaststellen of er een kans van slagen is;
  5. een goed voorbereide en gestructureerde demo bepaalt de initiële keuze;
  6. Baten analyse. Zonder baten geen rechtvaardiging.

 1.      Doel. Wat is het doel van het selectieproces:

  • Kiezen van Leverancier als partner voor de komende 5 tot 10 jaar
  • Inzicht in de consequenties toekomstige organisatie en werkwijze
  • Vaststellen van een realistisch implementatieplan en budget;
  • Rechtvaardiging van de enorme investeringen, een business case.

En een kans op het identificeren en doorvoeren van verbeteringen:

  • Bedrijfsprocessen;
  • Besturing;
  • Organisatie.

2.      Hanteer het trechtermodel. Voor ons is de definitie van een efficiënte selectie dat de inspanning omgekeerd evenredig is aan het aantal pakketten:

  • geen lange vragenlijsten;
  • geen demonstratie van meer dan drie pakketten;
  • motivatie eigen medewerkers;
  • leveranciersinzet afhankelijk van hun eigen succeskans.

Dit kunnen wij bereiken door het hanteren van het trechtermodel:

Trechtermodel

3.      Het besturingsconcept bepaalt de Knock-out criteria en de baten. De volgende stappen worden in deze fase uitgevoerd:

Het besturingsconcept

4.       Van longlist naar shortlist en committent krijgen van de leverancier. Voor zowel uzelf als de leverancier kan het onterecht selecteren op een shortlist beide partijen veel tijd en geld kosten. Hoe eerder er commitment is van de leverancier dat hij kan leveren des te meer tijd u gaat besparen in het vervolgtraject. De volgende stappen worden in de fase uitgevoerd:

 

 

 

 

 

Longlist naar shortlist

 

 

 

 5.      Een gestructureerde demo bepaalt de keuze. Hoe beter de demo is voorbereid en gefocust op die zaken die echt belangrijk zijn hoe efficiënter en effectiever het verdere selectieproces kan lopen. Wij bewaken dat u de dingen ziet die er zijn en gaan niet in op “toekomstige releases” en plannen. De volgende stappen worden in deze fase uitgevoerd:

Demo naar keuze

6.      Zonder baten geen rechtvaardiging. Baten zijn de rechtvaardiging voor de grote investeringen in een nieuw systeem. Baten drijven het grote aantal beslissingen en keuzen gedurende de selectie, de implementatie en het beheer. Het moet gaan over baten die direct en daadwerkelijk een bijdrage gaan leveren. Een hogere omzet is niet concreet en specifiek genoeg. Wij kunnen de volgende type baten onderscheiden:

  • Deels direct gedreven / mogelijk gemaakt door informatiesystemen en IT. Bijvoorbeeld EDI koppeling met afnemers, voorkomen dubbele werkzaamheden / data entry, etc;
  • Deels onafhankelijk van informatie systeem, maar door verbeterde processen dankzij nieuwe systeem. Bijvoorbeeld: verbeterde bewaking en aanvulling van winkelvoorraad, gewijzigde processen kunnen nieuwe eisen aan systeem stellen waar mogelijk vooraf identificeren en realiseren;

Ook toetsen van één pakket is selecteren. Soms zijn er goede redenen om voor één pakket te kiezen:

  • standaardisatie binnen concern;
  • ervaringen (andere bedrijfsonderdelen of branchegenoot);
  • maar  één serieuze kandidaat;
  • ……

De selectie wordt dan toetsing, maar niet overslaan! Nog steeds is het belangrijk om:

  • vaststellen doelstellingen en verbeteringen (rechtvaardiging);
  • identificeren mis-fit à vóór de implementatie;
  • opbouwen kennis voor realistisch implementatieplan;
  • en alle andere contract- / leveringscomponenten.

Waarom kan BK M&A u goed ondersteunen in de softwareselectie:

  • wij kennen de Retail markt en processen door onze jarenlange ervaring;
  • wij gebruiken een gestandaardiseerde en bewezen methode, inclusief checklists, voorbeelden, templates en contractvoorbeelden;
  • wij kennen veel Retailers en leveranciers en dus ook de interne weak spots over pakketten en leveranciers met laatste ontwikkelingen, roddels;
  • (…..omdat wij het leuk vinden om te doen)

One thought on “Een simpele, veilige en snelle software selectie

Leave a Reply