Value-driven way of working

bkruisdijk1 Comment

It should be about your needs – value-driven
My whole working life, I am reading about, observing on and experiencing leadership. I also attempt to do fact-finding why I and other leaders/ companies are successful or fail, contributing meaning/ values that work, roads to success, and concepts of increasing productivity. Some people pretend to have the “holy grail” to a more fulfilling/successful professional life. Sometimes it is getting me confused and frustrated. Sometimes it works for me and sticks in my way of working.

Furthermore, I believe that every individual should find his own “way of working” (journey), so my writing is purely intended as inspirational only. I also have not found “the holy grail” but created my own success stories (and failures). I encourage you to explore, try and continue your journey, and “copy -> improve -> paste” (CIP) from others or also called “doing it the Chinese way.” Life is too short not to learn from “mistakes” other people made.

The topics of this blog post are:

The challenge – from “doing the right stuff” to “value creation”
As a matter of fact, when I started my professional life, it was all about doing as much as you can, being productive, and delivering (agreed and beyond agreed) results. While my career evolved, it shifted from “doing” towards “goal-directed doing” towards “making an impact.” In recent years, I am moving more consciously into the area of “creating value.”

Actually, there are many definitions of what is Value. I prefer to use one which can be calculated and is therefore tangible (Porter). For me, it is about the Outcome and Impacts you create divided by the Cost of achieving this Outcome and Impact. My line of thinking on the concept of Value creating is as follows:

It is applicable for organizations, but I use it also for personal life.

  • The outcome for an organization could be market share/ shareholder value etc… Furthermore, for a public organization in Healthcare, “time of healing” in a hospital bed, number of side effects. For a media company viewing figures and market share. For a personal outcome, this could be the next promotion, appraisal rating, more time available for family, etc.
  • Impact for organizations could be a contribution to climate change (footprint) / brand awareness. For a public organization in Healthcare could this be quality of life, the experience of patiënt in recovery, time of returning to work again? For a media company, could this be how much viewers have changed their view on global warming etc. Personally could be more time for hobbies, being a better dad, doing a study, etc.
  • Cost, all costs allocated to this product/ service/ treatment/ content production etc.

The benefit of Value thinking is that you can increase Costs if Impact and or Outcome changes. E.g., a more expensive medicine (Costs) for a patiënt decreases “time of healing” (Outcome) in a hospital bed by two days, and sick-leave reduces by two days (Impact) so that the Value will increase. Therefore, it is the right decision. Privately: investing in a home office and equipment will improve your productivity (Outcome) and create more time for your kids (Impact) and, therefore, your Value.

(return to main menu)

Building blocks for “Strategy for value creation”

For translating this into a personal and or company strategy, I use the “strategy pyramid” below. On the top is creating Value, and on the bottom your personal or company behavioral values. In between, you find the layers which will help to deliver the Value. I will explain bottom to top, the layers below:

  • Company or own behavioral values – behavioral values direct/ steer behavior and are the fundament for yourself or your company, also called “guiding principles.”
  • You or your company will need to have a good Governance structure (value-driven) and efficient and effective processes. Information so you can direct/ manage your way of working. Being Innovative and Continues Learning.
  • In a more complex and faster-moving world, you need special knowledge and experience which require partnerships/ networks. With partners, you will agree on how they will contribute to delivering the Value. People, organizations, suppliers, or even your spouse will help you deliver your (strategic) Goals.
  • Everything you do is important (otherwise, probably you will not do this). Therefore you need to consider what you are doing needs the most leadership attention/ means/ resources (Focus points). You will also have the experience that everything you give attention to will grow/flores.
  • I do believe if you want movement in building your value, it can be done in starting and managing this in strategic programs and or projects. It has a start and an end, gives focus, allocated resources, time, and quality standards. Using themes is also helping in concentrating communication about strategic topics.
  • The economic principles will apply to your private life and apply to profit and not-for-profit organizations (mostly within an agreed budget framework). It is about managing Costs (e.g., organization -> financial budgets, private -> personal costs of doing your work), eliminating Waste (e.g., organization -> Lean Six Sigma concepts, private -> distraction from your work)) and as result have “Proceeds” (organisation -> revenue/ profit, private -> personal salary/ income)
  • If you define “Value = Outcome + Impact / Costs,” you manage value development. (e.g., not-for-profit/ public companies often deliver fuel for society development (public media company providing professional journalism or gives attention and movement on environmental awareness), private -> is your job still “worthwhile”?

(return to main menu)

How do you come from Goal to an Outcome and Impact?

As a matter of fact, the Value formula is simple, however, the definitions of Outcome and Impact are more complex.

Working efficient is all about how much Input you need to get the Output where the current economic system is to try to reduce the Input to get the same or better Output (increase productivity). Efficient is also about how you are capable of avoiding distraction, see my blog post here.

Working effectively is about delivering the Goals. Are you delivering the Outcome, and is the Outcome making the Impact you desire/ aspire to.

Useful productivity concepts like Getting Things Done (GTD) or Franklin Covey help you be efficient and effective. Still, it would help if you incorporated leading and managing to Outcome and Impact yourself by altering these concepts.

(return to main menu)

How to lead from Goal to Outcome and Impact?

There is no “holy grail” on how you can accomplish your personal or business goals, as written above. We know from a strategic coaching point of view (science-driven) that if you have agreed on a goal with somebody, it does not always lead to the agreed/ desired outcome/ result or impact. Science has pointed out that they’re six layers of thinking/behavior over two-dimension how people move from goal given to delivering an outcome. This concept helps me identify disruption in realizing outcomes to lead the teams on those aspects (fixing the layers in the business and or management model).

The two dimensions are your 1) business model and your 2) management model. Both interact with each other and are depending on each other:

  1. Business model – What an organization does to deliver to its stakeholders in financial and operational terms / What an organization does to improve financial and operational results – today.
  2. Management model – How effectively an organization works together to pursue a common goal / the ability of an organization to align, execute and renew itself – faster than the competition – to perform tomorrow.

Below you see an overview of possible types of disruption you could face delivering goals:

Two times six aspect to come from goal to outcome

I give three examples of disruptions I have seen in my assignments in recent years:

  • The company has a budget challenge of € 1mln this year. The Director of the department “X” is willing and capable but does not know and has no agreement with the leadership team how much his team will deliver in saving this year (disruption in Business model -> 1. Sharpness on the problem/ challenge)
  • The company has a budget challenge of € 1mln this year. The department director, “X” is willing and capable and agreed with the leadership team that his team would save €300k recurring. However, every year the results are positively effected by unforeseen benefits, so the Director say yes to the agreed goal but does not commit to delivering it because the unexpected benefits will come again (disruption in Management model -> 1. Commitment to the task)
  • The company has a budget challenge of € 1mln this year. The Director of the department “X” is willing and capable and agreed with the leadership team that his team would save €300k. He is committed to delivering the agreed Outcome. However, his department lacks skilled people who are capable of delivering the tasks. The team has already signaled this many times to the Director, but so far, nothing has happened. The Director and his team cannot deliver the Outcome. (disruption in Business model -> 3. Maturity of department and Management model -> Expressing and resolving different images about reality)
  • ……

(return to main menu)

Steps to come from Purpose to a realised impact/ leading and managing the chain

In your company or personal Purpose(s), you have also formulated your mission and vision. To accomplish your Purpose, we define goals (included in your Strategy) and the end-results. Results are proof that we realize the Goals and, thereby, the Strategy.

You will find conceptually how Outcome and Impact relate to Purpose, Goals, projects, and doing activities in the picture below.

I give you an example:

  • Purpose: to cure people or guide and support people toward the end of life to our best of our capabilities
  • Impact: improving perceived and measured quality of life
  • Strategy: to become the best hospital on cardiology and cancer
  • Goal: hire the best specialists to our hospital
  • Project: become the employer of choice for the cancer specialist in the field
  • Outcome: start treatments with the newest gamma-knife equipment in the world and reduce number of treatments per patiënt, which also will attract the best specialist in the field
  • Result stream 1: Procure the gamma-knife device
  • Activity: Send Request for Proposal to shortlist suppliers
  • Impact: after contracted the best doctors in the field and having the gamma -knife operational, more patients heal from cancer type “x” with fewer side-effects.

Value increase because Outcome and Impact increases, with equal or lower costs.

To lead this kind of initiative needs a top down overview of the chain of the elements required to deliver an Impact. We have in the business and management model 2 x 6 elements to manage. And seven steps to come from Purpose to Impact. You have to lead and manage the flow on 19 elements. If you have ten goals to achieve, you will already manage 190 elements with your team to control. I, personally, need support to lead and manage this by a value-driven “way of working” with the help of an “enabling and trusted system.” And last but certainly not the least: a good team.

(return to main menu)

How to translate this into your Way of working

GTD methodology is a good fundament for creating value, which can be extended, but complexity will increase. The concept of GTD, especially the handling of “horizons of focus,” helped me tremendously. However, if you are trying to manage the value you create, the GTD way of working needs some extensions. GTD is a complex concept, and extending it does mean it will be more complex, something I do not want. It was for me a struggle not “to lose myself” in creating a monster of a “way of working” and “enabling system.” I do believe that every week this is improving by reviewing and adjusting my “way of working” and “enabling system” (it evolves).

If strategic goals are agreed upon, I initiatie Programmes and Projects. I have templates to set up a program/ project/ initiatives that included managing all the 19 elements needed to deliver Outcome and Impact.

I also have a setup an enabling system capable of supporting me in overseeing these programs/ project/ initiatives and keeping the system trusted so I can sleep at night.

(return to main menu)

Horizons of focus – the extension on GTD concept
Please find below the difference between a GTD set up for “horizon of focus,” which impacts the “way of working,” and a Value-based “enabling working system”-setup:

(return to main menu)

For me it is working

Leading teams that are directed to deliver Value for your organization could be complicated. We currently have technical enablers available to transform from a complex way of workings to a simple “trusted system” to do the right-thinking/ doing at the right time.

The concept for a value creation “way of working” is described above. So in my personal “way of working,” I fully adopted this concept. The enabling techniques for me on which I have based my “way of working” are:

  • Apple ecosystem based on:
    • Devices with the same setup, synchronized with each other (iPhone, iPad, MacBook)
    • IOS 14 with use of ShortCuts and widgets
    • MacOS with use of Stream Deck, Keyboard Maestro, and Applescripts
    • Apps like OmniFocus (the heart of the system), Drafts and DevonThink
  • Contextual computing concept to avoid distraction
  • Personal work processes that helps me to do a lot (efficient) and do the right things in the right order (effective)
  • Discipline to conduct the routines/ habits so the system remains trusted

Conclusion
If you are reading this, I do understand this is a bit overwhelming and, I understand. Instead, this has to grow organically for you. Adjust/ explore/ improve your way of working to Value directed working. I can only share my experience while adopting the idea of Value led working, how much more efficient and effective you will become at getting work done, and I recommend you try it.

I have written several blog posts on setting up a “way of working” with the help of an “enabling system.”:

Avoiding distraction as much as you can

bkruisdijkLeave a comment

Which problem to solve..
My traditional way of working, and yours probably also, is that if I have an idea or impulse, I start up the application, do my thing, and keep sticking in the application because I see other points of interest or urgency in the application.

For example, suppose I want to send an email to a colleague. In that case, I open the mail app on my Mac, draft the email, press the send button, look further in my inbox, and probably see another important discussion threat, and I will start interfering with it. The same happens to me if I access my task list or web browser or any other app, for that matter.

Because I can extend my working time and have much energy, I can cope with this problem. It is not ideal and does not fit a value-based/ goal directed working concept. Is what I am doing really contributing to my goals, and can I still finish the day with the tasks I agreed upon with others and myself?

How..
The solution could be simple, have more discipline and avoid distraction. However, a burning issue, knowing about it and not working on it, gets in my mind and costs energy when not resolved promptly.

Lately, I have been working with the concept of contextual computing and the idea that you can go from idea or impulse to action on your Macbook/ iPad/ iPhone directly with the least amount of friction and distraction. It is far better to jump straight from idea or impulse (I want to send a mail) to execution (compose and send the mail) and return to the previous state without the intervening steps of navigating through a device and an app. This way of working eliminates the possibility of distraction and works much faster.

What to do..

So the trick is to find ways not to open apps but specific data sets within apps to avoid further distraction. Please find below some examples in my value-directed system of contextual computing per device.

On the iPhone, I use the Shortcut app to create shortcuts with menu items and functions. I have added a Shortcut as an icon to the Home Screen.

In this short video, you see the use of the Communication shortcut where I select from a menu the “send an iMessage” option, which starts up the CardHop app. After selecting the contact, I use the option send a message and return to the Home Screen again when done.

If you are interested in the concept, you can click on the below links to get the shortcuts or application:

More information about Communications’ concept you can find here or Value baed/goal-directed working here, which explains the whole concept.

On the Macbook I use Keyboard Maestro, working with app specific applications and I have installed a StreamDeck device.

In this short video, you see the use of the global pallet (in KeyboardMaestro) where, when I hover over the icon, I can select from a menu the “Waiting for and due” option. Which starts up the OmniFocus app with a perspective “Waiting for Due” (goals/ projects/ results/ actions I am waiting for somebody else to finish with an agreed due date). After following up the action (mail reminder or call or meeting topic), I move the mouse to the left top corner to return to Home.

If you are interested in the concept, you can view the setups and click on links to get the Keyboard Maestro macro below.

Trigger: either the global macro palette or the Stream Deck button is starting this macro

Actions: OmniFocus will be opened and the perspective “Waiting for Due” will be openend.

The OmniFocus perspective is as following:

OmniFocus Perspective

Please find below the KeyBoard Maestro macro’s:

At my home office set up, I have added a Stream Deck device. In total, 15 LCD keys poised to launch unlimited actions eliminate the need to map and memorize keyboard shortcuts. One-touch, tactile operation lets you compose and send an email, prepare meeting notes, follow up the actions you are waiting for, while visual feedback confirms your every command.

The set up of the Stream Desk is equal to the iPhone/ iPhone/ Macbook menu structure.

If you press a button, a Keyboard Maestro will be triggered. In this video, I use the Inbox button, and I will process all the meeting notes in Drafts 5 Inbox. Meaning do the following steps/ workflow with a meeting note:

If have finished a meeting I mostly end up with notes. These notes are being processed via a workflow and follow the principles of contextual computing.

Step 0a -> c are not intended for processing meeting notes but creating meeting notes with cheat sheets (being prepared) if you did not already do this in the Reveille process.

0a. Prepare meeting notes in Drafts – I have a standard template for meeting notes and this will be filled with the selected calendar event details (attendees/ notes etc.) and agenda topics, stored in OmniFocus

0b. Meeting cheat sheet cheat person – All the goals, result streams, project, actions per selected person.

0c. Meeting cheat sheet project. Same as 0b. but per project.

  1. Check if a) the note is orderly formatted, b) the content okay and c) tag the draft
  2. Mail the meeting notes
  3. All the sentences commencing with “@” copy to a) OmniFocus, b) MS Planner (Teams environment), c) sentences commencing with “🔨” decisions are being logged in Omnifocus in decision log/ register
  4. Store the Meeting notes in the corresponding reference folder in DevonThink
  5. If I do not have time to perform myself the actions 1 -> 4 my Personal Assistent will be asked to process the meeting note (send mail and add waiting for task for PA

A detailed explanation about conducting meetings including the downloadable Shortcuts and Draft action groups, you can find here.

On the iPad, I also use the Shortcut app to create shortcuts with menu items and functions. I use the same menu structure/ concept as on the iPhone and macOS.

In this short video, you see the Travel Shortcut use, where I select from the Travel menu the “Schedule travel time in agenda” option. This option asks for input for which calendar item you want to plan travel time for. How much time for traveling should be planned and for “travel there”/ “travel back” or both. It will create one or more events in your calendar before and or after the event will take place.

If you are interested in the concept, you can click on below link to get the shortcut:

Linking project in OmniFocus with DevonThink

Within OmniFocus (task manager), I use links to documents (stored in DevonThink) or links to the Mail application in the notes section of the task. Even projects in OmniFocus are linked to Reference files stored in Devonthink. The structure in OmniFocus is equal in DevonThink, no matter on which device you work on.

OmniFocus “O_20201028 – Audit commission” is linked to reference file in DevonThink with the same name where all reference documents are stored:

OmniFocus

DevonThink

If you are interested in this concept, you can click on the below link to get the apple script to connect OmniFocus with DevonThink and vice versa:

For websites, I use the URL address that takes you to that specific place without any intermediate stops when fed to your browser of choice. These triggers are stored in OmniFocus, DevonThink, Shortcuts, or Keyboard Maestro Macro’s or bookmarks in Safari. When you click that embedded link, you go straight to your destination. No distractions.

If you are reading this, I do understand this is a bit overwhelming and, I understand. Instead, this has to grow organically for you as the apps you use daily increasingly added linking features. I can only share my experience while adopting conceptual computing, how much more efficient you will become at getting work done without all of the distractions. In conclusion, this concept works, and I recommend you should try it.

David Allen’s killer GTD app system brought into practice

bkruisdijk12 Comments
  • Update of this post you can find: here

GTD’ers who attended the GTD Summit in Amsterdam know it . During the Summit @DavidAllen unveiled some of his sketches of the killer GTD app user interface and later he send it to the GTD community.

I was able to (copy) build the setup as indicated in the drawings of David Allen at the GTD summit and I do think it comes close to the concept of David Allen. It is working on iPhone, iPad and iMac (the first two with Shortcuts and the latter with Keyboard Maestro).

I am now working for a couple of weeks with this setup and I am very satisfied with the project because it brought me back “to the roots” and made my system and daily work process much more simple. One of the general ideas of a GTD system is to keep it simple but somewhere I lost this concept. However the view and use is simple, setting it up is more complex.

I am opening this threat in the hope that you users will share your setups so I can continuous improve my setup with your ideas and suggestions. The structure is that I start with the screen print of David Allen, then show how I implemented this and share some links and screen prints for “the building blocks”. With many thanks to David Sparks, Tim Stringer, Rosemary Orchard any many others for sharing their ideas. Yes, I used the concept of “copy, improve and paste” many times and I want to give tributes to those who helped and or inspired me.

The basic setup

Using standard apps, connected with each other by Shortcuts on iPad/ iPhone and on the iMac by Keyboard Maestro (check the excellent Field Guide of MacSparky) and using Omnifocus as the central system to hold everything together. I use the following apps (both in iOS and OSX):

  • Omnifocus 3 Pro (the heart of the system);
  • DevonThink Pro Office and DevonThink to go (reference files and Tickler file). DevonThink is connected/ linked with Omnfocus and vice versa via an enhanced script from Rob Trew by “unlocked2412”
  • Drafts 5 for meeting processing;
  • Shortcuts on the iPad for automating workflows and screens on iOS;
  • Keyboard Maestro for automating workflows and start screen on OSX;
  • Fantastical for agenda and commitments;
  • Standard Apple mail app with Sanebox keeping me “sane” and SmallCube’s Mailtags and MailActon for “Waiting for” filing in Omnifocus or adding Invoices to “To Pay” tag. It is connected with the Omnifocus projects so the same “Project – Area of responsibilities” structure exists in my mail as in Omnifocus.
  • I also use TextExpander for some text snippets.

The master/ initial current view – screen of David Allen:

How it shows on the iPad:

How it shows on the iMac (Global macro pallet):

A quick overview how I did accomplish this

The main building block to create and maintain “a trusted” system is the use of 2 daily routines and one weekly routine, in Omnifocus

  1. Reveille to start the day with the daily trigger list of David Allen.
  2. Daily closure routine.
  3. I also build the Weekly debrief in Omnifocus with, amongst others, Rosemary Orchards’ weekly Triggerlist shortcuts.

The set up more detailed

  • Using iPadOS 13 beta but also build it om my iPhone running iOS 12.4
  • Using the widgets on home screen to see my calendar commitments and Today’s actions.
  • I hyper-schedule my today tasks on my calendar, inspired by MacSparky, where Keyboard Master script from Rosemary Orchard is updating my calendar with the task commitments every hour, so my Calendar is showing these commitments also.
  • Using Omnifocus perspectives for creating the views Projects/ Today next actions/ Waiting for/ Meeting preps/ Communications/ Focus areas and Goals, close to the design of DA drawings.
  • Using Shortcuts for creating icons, displaying the Omnifocus perspectives.
  • Using Drafts 5 for meetings, where with the help of shortcuts I create meetings from the calendar (with notes displaying the OF task and “waiting for” lists, with templates from TextExpander and “automatically” process the “next actions” and “waiting for” to the Omnifocus Inbox.
  • Using DevonThink (togo) for my reference and tickler file. I have used Rob Trew adjusted scripts to link projects to reference folder/ projects in OmniFocus with links.
  • I use Curt Clifton script for project templates on OSx and Rosemary shortcuts Project templates on iOS.

The Omnifocus setup is the core of the GTD system. Hence I will explain the outline of my OmniFocus setup. Any other setup will also work so, use it as you like. Please find below the Projects (Area of Responsibilities) and the Tags which are convenient for me:

Projects – areas of responsibilities

In the folder Assignments/ Work and Private I have for every commitment a project setup with at least one action to move it forward. Routines is keeping the system trusted and Checklist is what it is called and in Templates I have set up standard projects which I can copy with the help of Curt Clifton’s script “Populate template placeholders”

Tags – context driven actions

I will explain per group why and when I use which context/ tag.

  • Priority/ prioriteit: The most used is Priority (95% of the time) where I use the Eisenhower Matrix to be on top what really matters for me;
  • Communication: mostly I can do a communication action immediately so these lists do not contain many actions (apply the 2 minutes rule);
  • KanBan: I am testing the Kanboard from Jan-Yves Ruzick (it is great, you can also let OmniFocus create Kanban Boards for you);
  • Energy: I am not using this very often, I think I will drop these in the next review of my system;
  • Persons/ Personen is holding the names of the people or groups I work together. This is for making/ holding agenda items per person or groups. I also personalise “Waiting for” with an extra Person tags;
  • Plaats/ Place: not used often because I have always a device nearby to work on;
  • Administration is for holdings records for payments on due date, administrative things like submit taxes etc. Also a grocery list.
  • Routines: holding all the checklists items and daily/ weekly routines. Please note that the status is “paused” so not showing in available actions.
  • Agenda: holding per “standard” meeting the following items:
    • Purpose of this meeting
    • Info to give
    • Info to get
    • Options to explore
    • Choices to make
  • Waiting for: holding delegated tasks with or without an agreed deadline. Tag is also paused.
  • Horizon is showing the “horizon of focus”:
Horizon of focus
Horizon of focus
  • Someday maybe / misschien een keer: holding ideas and suggestions

    • With this basic setup I can work as intended in David Allen’s GTD killer app. If you are interested in the details of the set up, please keep reading and find below the details and links to the Shortcuts, Keyboard Maestro macro’s and Apple scripts.

    The detailed outline of the set up

    At the end of this article you will find a link to all Shortcuts and Keyboard Maestro’s macros and the Apple scripts I use to let these apps together and making it “one system”. Please tailor it to your needs and requirements. With many thanks to all the wonderful people who delivered these scripts to the community and the inspiration they gave.

    Before I dive deeper in the screens of David Allen I want to show you the two main daily routines which are “the glue” holding all the screens together, making it “one system”, making the system consistent and making/ keeping the system trusted. If I show you the steps you probably will think “that is very cumbersome to do every morning”, but actually the Reveille process is costing me around 15 minutes per day. A minor investment to be prepared for the day.

    The Reveille – every start of the day

    If your energy levels in the evening are better you can also do this at the end of the day. The list consist of 14 steps, high level the following steps:

    • Process Document Inboxes to zero
    • What is on your mind/ daily trigger list, put it in your system
    • Process OmniFocus Inbox to zero
    • Determine what to do today
    • Plan travel time in your agenda
    • See how much time is left and hyper schedule these tasks
    • Follow up on the people you are “Waiting on” so you can move forward

    The daily morning routine is as following:

    • 02.Check which meetings to prepare has a link to a very helpful Shortcut from Rosemary Orchard. You select which meetings needs to be prepared and is adding the tasks to the Omnifocus Inbox with due date 2 days prior to the start of the meeting. It shows as follows after processing the Shortcut:
    • 03.Plan travel time in agenda has also a link to a very helpful Shortcut from Rosemary Orchard. You select which meeting require travel time and if this is “to there” and or “back” and puts the time you entered prior and or after the meeting.
    • 04.5 Hyper schedule the task is very simple. On the iPad I open the perspective Today – next actions and on the right side Fantastical. I move the tasks from OF into the time slot in Fantastical. This gives a realistic view of what you really can accomplish.
    • 05.Prepare meeting reference materials for today and tomorrow is checking if I have all meetings materials (presentations, meeting minutes etc.) in the Tickler file for the meeting I have today (See below the setup of the Tickler file).

    The Daily closure – celebrating every day what you have accomplished

    It is an abbreviate morning routine and shows as following:

    David’s design of the Killer GTD app – screen for screen

    Please find below the detailed information of the screens of David Allen’s design and how I build this into my system, mostly OmniFocus.

    The Inbox

    The screen of David Allen:

    • The daily trigger list is build in the Daily morning routine “Reveille”

    How it shows on the iPad: The icon starts a Shortcut to show the Omnifocus Inbox perspective and shows the Inbox:

    How: It is very simple Shortcut:

    Projects

    Projects are the GTD concept “area of focus”. The screen of David Allen:

    For setting up a project I use in OmniFocus a project template using variables for the inputs and use Curt Clifton’s script “Populate template placeholders” to use the inputs David Allen is suggesting.

    Next Actions

    The inspiration screen from David Allen:

    How it shows on the iPad (equal on iMac). I have collapsed the list because I cannot share the work I need to do because it is containing client information.

    How I have set this up:

    I use a Clear list (perspective in Omnifocus) showing all “actionable items” I have. If I do not want to work on a task I defer the start date with a simple “push on the button” executing an Apple script. Due dates are for “external commitments” I have made to others (they cannot change unless I communicate/ agree about this).

    • Items that are becoming “due soon” are automatically shown in the “Today next Actions” view.
    • The items which I have decided to work on in my daily “Reveille-routine” are flagged and therefore also showing on the Today – next actions list.

    Please find below the perspective “Clear list”:

    • The “7 tags” are:
    • The 3 folders are Assignment, Work and Private (from Area of Focus / Projects)

    Please find below the perspective “Today – next actions”:

    • The “3 tags” are:
    • The 3 folders are Assignment, Work and Private (from Area of Focus / Projects)

    Persons

    The inspiration from David Allen:

    How I implemented this, using “Waiting for” list and Meeting Prep” list. I had to use two different OmniFocus perspectives to build this screen.

    • “Waiting for persons/ team” How it shows on the iMac (equal on the iPad), collapsed view because of protecting the privacy of my clients:
    • “Meeting prep” How it shows on the iMac (equal on the iPad)How it reads: From Fred I need to get info from the Tender board and need to receive a status from a delegated task to Fred

    Please find below the perspective “Waiting for due” perspective:

    Please find below the perspective “Meeting prep” perspective:

    • The 2 tags are:

    Someday / maybe

    The inspiration from David Allen:

    How I implemented this, using a Someday / maybe perspective in OmniFocus:

    Please find below the perspective “Someday maybe”

    Tickler

    The inspiration from David Allen:

    I am using DevonThink Pro Office on the iMac and DevonThink Togo on the iPad with great syncing functionality. If I setup an “area of responsibility” I create a new project in OmniFocus and use the script from Rob Trew/ enhanced by “unlocked2412”. In this way the Are of responsibilities match exactly the Folders in DevonThink.:

    The script, started in OmniFocus, creates a folder in DevonThink and generates a link to the DevonThink folder, put an OmniOutliner document in this folder for drafts and a link back to the OmniFocus project:

    In OmniFocus showing in the note section of the Project the following information, a link to folder or note of the reference folder in DevonThink:

    The Tickler file is a 43 folder set up in DevonThink and shows as follows:

    All the documents I need in a meeting or event are put in the folder on the day I need them. I have a script running in Keyboard Maestro to move every day the documents from yesterday day to the “ Inbox Tickler so in the morning “Reveille” routine I am cleaning up/ processing these documents.

    Meetings

    The inspiration of David Allen:

    This is how it shows in Drafts:

    I am using OmniFocus to hold/ capture the agenda for a meeting (Info to give, Info to get, Options to explore, Choices to make). In a preparation of a meeting (triggered in the Reveille routine in Omnifocus) I transfer these items to note section of the agenda item in Calendar app. The “meeting prep” perspective is used again for this. I am using the following TextExpander snippet for this:

    I have one snippet for team meetings and one for “one to one” meetings.

    The meeting process:
    1. Prior to the meeting I use 0. Prepare meeting notes. What is does it triggers a Shortcut called “Notitie maken” (prepare notes). After selection of the calendar item it pulls out the attendees, declines, meeting details and puts the notes of the Calendar item under Subjects (Meeting subjects).
    2. I make notes during the meeting or the PA does this
    3. Immediately after the meeting I process the notes (1a. Make line breaks and check the spelling, looks if it formats nicely 1b. Markdown Preview-Swiss)
    4. If I am satisfied with the notes I press 2. Mail meeting minutes with the participants of the Agenda item and the meeting notes in the mail
    5. The actions of the meeting needs to go into the OmniFocus Inbox (A line starting with an “@“) while pressing 3a. Omnifocus tasks with link back. Tasks are transferring to the OmniFocus Inbox and every task has a link back to the Draft , very handy if you are wondering what was the context of this action again?
    6. I also track a decision log. Same routine as above however putting every line with a “hammer symbol” into the inbox of OmniFocus.
    7. Often I use only 4. Mail to PA for processing, where I delegate above steps to the PA and creating only a “Waiting for PA” task in the Inbox.
    8. 5.Last meeting is a little fun button. It triggers a Shortcut sending a text message that I coming home to my wife and how many minutes this will last and is pre heating the car and sending the home address to the navigation and starting my favoriete playlist on Spotify and showing my communication list from OmniFocus on my screen in the car so I can finish my communications. Not very important but just for giggles, because it possible to do the craziest things with Shortcuts.

    Communications

    The inspiration of David Allen:

    This is how it shows in OmniFocus:

    The perspective in Omnifocus is as following:

    Tip: put the number or email address in the the task so your iPhone can dail this for you automatically or starting up drafting the mail.

    Area’s of focus

    This is the inspiration of David Allen:

    This is how it shows in OmniFocus (of course again collapsed view due to privacy reasons):

    The perspective in Omnifocus is as following:

    Weekly debrief

    This is the inspiration of David Allen:

    How I do it: I have 2 daily routines and 1 weekly routine to keep the system trusted. The weekly debrief is a list in Omnifocus with repeating tasks which start on Friday 15:00 and Due on Friday. High level it consists of the following items:

    • Process all Inboxes
    • Data dump
    • Become actual with the future
    • Check if the system still is trusted

    Please find below the detailed list:

    • Most of the task have or a link to a perspective or a shortcut, showing in the notes field of the task. See below the note field for Process Inbox to zero with links to open the correct folder within DevonThink and Drafts 5:
    • I use a Shortcut which starts a Trigger list “questionnaire” where the answers are added to the Inbox of Omnifocus. (with thanks to Rosemary Orchard). The questionnaire is the list you can found in GTD website of David Allen.
    • Step “03.3 Become actual with future/ Check: verify next actions for every project exists” consist of the following steps:
      1. Run script “Verify next actions” (in OF toolbar) – Script of Curt Clifton
      2. Push button “Reveal”
      3. Open tab “Projects
      4. Mark the items as completed, or add actions as needed and re-run this script to remove the “(missing next action)” suffix.
      5. Re-run script “Verify next actions” (in toolbar)
      6. Push button “Reveal”
      7. Open Tab projects and check if list is empty
    • Step “04.1 Check if system is still trusted” is opening a weekly repeating project:

    Coaching Models – messages

    This is the inspiration of David Allen:

    There are here 2 concepts mentioned:

    1. Sanity check on time and actions. I use the daily routines Reveille and Day Closure to keep my day “sane” and the weekly debrief to keep the system “sane”
    2. Have templates and checklist. The way I have translate this to my system is linking to Templates and sometimes to Checklists. At this way you are free to put any coaching model in your system and have it always “under the palm of your hand”. This is my current Coaching model:

    The links to Shortcuts, Keyboard Maestro macro’s and Applescripts

    All items are made for my system, please use it as you please and adjust it to your system/ needs.

    Keyboard Meastro set up consists of the following Macro Palets:

    The global macro pallet shows as following:

    And is build as following:

    • The macro’s can be downloaded here.

    While opening Omnifocus I use the following macro’s:

    • The macro’s can be downloaded here.

    In Mail I am using the following macro’s to put in my Inbox:

    • The macro’s can be downloaded here.

    In DevonThink I am using the following macro’s to put in my Inbox:

    • The macro’s can be downloaded here.

    Shortcuts consist of the following:

    Use your iPad or iPhone to download these.

    • The Review Calendar Events for tomorrow, used in the Reveille process can be downloaded here.
    • The Plan travel time, used in the Reveille process can be downloaded here.
    • The Data dump: clear your head/ Process the triggerlist, used in the weekly debrief process can be downloaded here.
    • The making of Icons on your springboard, linking to OmniFocus Perspective is fairly simple. I have attached one example so you can copy / paste for the other views you want to create. Please find here. In Shortcuts click on “Add to Home Screen”, choose your icon and you are done.

    Set of Drafts 5 Actions

    Drafts 5 on the iPad and iPhone is fully functional. The actions do not yet work on the OSX versions of Drafts. So I recommend to use the iPad / iPhone.

    • The meeting minutes workflow can be downloaded here.
    • The meeting workflow keyboard extension can be downloaded here.

    The Applescripts I use in OmniFocus

    In the Toolbar of Omnifocus I have added links to my most used Applescripts. It shows as follows (unfortunately I can not show the names of the scripts below the icon anymore)

    • Send Task per mail can be downloaded here.
    • Defer task until tomorrow can be downloaded here.
    • Defer task for a chosen number of days can be downloaded here.
    • Create DevonThink folder with link to OmniFocus project can be downloaded here.
    • The script for Reply, Complete and Waiting for can be downloaded here.
    • The script Verify if next action exists can be downloaded here.
    • The script Populate template placeholders can be downloaded here.
    • The script Today tagging, needed for Keyboard Maestro Macro 21) Auto Update Today-next actions with Today tag can be downloaded here.

    Elke vrijdag een glimlach op mijn gezicht – kun jij ook hebben (voor zover nog niet)!

    bkruisdijkLeave a comment

    Door de manier waarop ik werk kijk ik elke vrijdagmiddag terug wat er allemaal gebeurd is en wat niet. Ik maak dan het plan voor de volgende week. Steeds vaker realiseer ik mij dat ik een gelukkig (werk)mens kan zijn. Ik kan de laatste tijd dit terugkijken doen met een grote glimlach op mijn gezicht! Jij ook?

    Aantal feiten:

    Afgelopen periode hebben wij een 5-tal projecten definitief afgerond:

    • Alle inkoopcontracten zijn centraal vastgelegd en onder management gezet (1.773 contracten met > € 100k spend per jaar), weten nu wanneer contracten verlopen en welke spend nog niet onder contract staat;
    • Inkoop initiatieven management is ingevoerd, alles op één plek in Ariba, duidelijke e-learning hoe dit werkt en uitleg van de spelregels voor accordering van inkoopinitiatieven. De business en wij zelf hebben inzicht in status en voortgang van alle inkoopprojecten;
    • Opleidinginfrastructuur voor Procurement medewerkers afgerond, inclusief e-learning methode. Je kunt nu regie nemen op je eigen leerpad en hebt toegang tot een enorme rijke bron van opleidingen;
    • Fase 1 van Category Management opgeleverd, beproefde methode en een pilot voor 5 categorieën. Samen met de business zijn er zeer concrete plannen hoe een category verder te ontwikkelen;
    • Werken met Excellente HR processen is gerealiseerd. Zijn volledig aangesloten op “al het moois” HR ons kan bieden in het kader van onze professionele ontwikkeling binnen Procurement.

    Een 2-tal projecten hebben zicht op de eindstreep

    • Inzicht in alle uitgaven (Reporting) is aan het overdragen aan de lijnorganisatie en aan het aantonen dat de informatie volledig en juist is door een externe partij. Inkopers en business collega’s hebben inzicht in wat wij waar aan uitgeven binnen het inkopen (m.u.v. NS Stations)
    • Duidelijk waar Procurement voor staat (Governance) legt de laatste hand aan “zo kopen wij in” en aan handhaving en sanctioneringsbeleid. Hierna wordt het breed gecommuniceerd.

    Een 9-tal projecten worden opgestart om ook in 2015 opgeleverd te worden

    Zoals in de laatste Q-meeting besproken strategiekaart worden er ook nieuwe projecten opgestart. Jullie hebben je al massaal aangemeld om mee te helpen met deze project. Begin april hoor je hier over terug.

    • Wij werken met en voor de Business
      • Procurements reputatie wordt verbeterd. Op basis van de kennisdelingssessie “Imago Procurement” wordt dit verder uitgewerkt en “van doen gemaakt” door iedereen;
      • Category Mangement ingevoerd voor nog eens 10 categorieën en organisatie op aangepast
      • Intake gesprek met de Business wordt goed gevoerd (geen verrassingen tijdens inkoopprojecten)
      • Account Management is ingevoerd
    • Wij werken met de Markt
      • Market Intelligence. Iedereen weet voor welk deel van de markt hij/zij aan de lat staat en er zijn middelen om deze kennis te borgen, delen met de inkoop en business collega’s
    • Processen en systemen zijn optimaal ingericht voor ondersteuning
      • Efficiente en effectieve inkoopprocessen. Procesmanagement wordt ingevoerd, de sourcing library wordt simpeler, templates worden geschoond en versimpeld en een Do It Yourself (DIY) Inkooptoolkit wordt gebouwd voor de inkopen waar wij niet bij betrokken kunnen zijn ( < €100k) en ter beschikking gesteld voor de business collega’s.
      • Contract Management is ingevoerd. Contract managers in de Business worden opgeleid in het vak Contract Management en op norm niveau gebracht. Er zijn standaard processen, KPI’s, juridische clausules, één ondersteunend systeem en een “standaard” werkwijze. Hierbij hoort ook een e-learning voor (nieuwe) business collega’s die contracten willen gaan managen. De houdig en het gedrag t.o.v. leveranciers wordt ook genormeerd.
      • Performance management is ingevoerd. Op basis van outputsturing bespreken wij periodiek de voortgang t.o.v. door ons gestelde doelen en nemen aanvullende acties, alles op basis van Plan, Do, Review and Act!
      • Professionele medewerkers zijn de basis
        • Het rolmodel van je leidinggevende maar ook van jezelf t.o.v. de business en markt wordt concreet gemaakt en je wordt geholpen hieraan te voldoen;
        • De vaardigheden voor de noodzakelijke veranderingen worden vergroot en krijgt inzicht in je eigen competenties;
        • Hebben een aantal opleiding voor jullie in “de aanbieding”;
        • De organisatie van NS Procurement zal aangepast worden aan een een category management structuur.

    Binnenkort zijn er in totaal zo’n 130 medewerkers betrokken bij de bouw van een effectievere en efficientere inkooporganisatie. Lopen er 17 projecten (groot en klein). Leveren wij op tijd en budget. Onze Drumbeat teller staat inmiddels op zo’n €65 mio aan waardecreatie. In het jaarverlsag wordt de bijdrage die wij leveren aan het bedrijfsresultaat met naam en toenaam genoemd en pakt de (vak)pers op dat wij met bijzondere zaken bezig zijn binnen Procurement.

    Ben je nog niet in staat geweest om zelf een bijdrage te leveren aan deze beweging, stuur mij dan een email waar jij graag aan mee wilt doen.

    Kortom met name jullie kunnen een glimlach op jullie gezicht hebben om dan weer met focus en snelheid de volgende week in te gaan, er is genoeg te doen en nog te bereiken.

    Heel fijn weekend,

    Bert Kruisdijk

    Een betere chaos

    bkruisdijkLeave a comment

    Deze blog dient als een dagboek van een man met een grote chaos in zijn hoofd en de behoefte om dat onder controle te krijgen. Ik ben voortdurend op zoek naar de best mogelijke manier om zo goed mogelijk mijn werk te doen. Je vind hier een combinatie van de dingen die ik heb geprobeerd, de dingen die werken, de dingen waarvan ik geniet dat ze werken, de dingen die ik nog wil bereiken en de dingen die ik gebruik om ze te bereiken. Deze blog bevat ook veel willekeurige dingen die zomaar zijn ontstaan of belangrijke informatie voor mijn werk maar zoals ik al schreef, het is soms een chaos. Veel dingen dus maar hopelijk voldoende geordend.

    Er zijn verschillende blogs en sites die je vertellen hoe je je werk beter kunt doen. Zij bieden “bewezen” tips en tactieken om u te helpen uzelf te verbeteren . Dit is niet een van die blogs/sites . Ik heb geen zaken te vertellen wat je moet doen of hoe je het moet doen, dat zou arrogant en betweterig zijn. Ik doe echter mijn best om te delen wat werkt voor mij. Sommige onderwerpen zullen passend voor je zijn, vele onderwerpen waarschijnlijk niet.

    Ik schrijf vooral deze blog voor mijzelf, ik doe dit publiekelijk met de hoop dat dit nuttig voor u kan zijn en omdat het mij dwingt orde in de chaos te brengen. Laat mij maar weten waar u wat aan heeft gehad maar ook als u eigen tips en trucs heeft die mij verder helpen orde in de chaos te brengen.

    Duurzaamheid wordt pas duurzaam als het bij je past

    bkruisdijk1 Comment

    Duurzaamheid is onderdeel geworden van dagelijks handelen. De volgende aspiratie voor duurzaamheid zie ik binnen ons dagelijks handelen:

    • Al het leven is met elkaar verbonden, maar de mens (in algemene zin) heeft zichzelf buiten die verbondenheid geplaatst door meer te gebruiken van natuurlijke hulpbronnen dan de aarde kan aanmaken. Daardoor kan de natuur niet meer op ons rekenen;
    • Duurzaamheid gaat over de kwaliteit van verbindingen tussen delen van systemen, zowel ecologisch als sociaal. Daar zit de ambitie in: het doel om beter te leven;
    • Goede sociale en ecologische verhoudingen zijn ook de bron van economische ontwikkeling en groei. Die groei hoeft dus niet stopgezet te worden voor duurzaamheid. Kortom duurzaamheid kan omzet verhogend en of kosten verlagend werken;
    • Hoe bewuster we de verbindingen beleven, hoe meer duurzaamheid een levend deel van onszelf wordt. Door onze eigen natuur in waarde te laten, ontstaat er een zachte verbinding met de natuur in haar geheel. Dan alleen hebben abstracte begrippen als duurzaamheid en milieu echt met leven te maken en is het meer dan een hype.

    In die aspiratie ligt dan het verbinden van mensen, natuur en ecologische systemen en dit zijn dan tevens de thema’s waarop wij duurzaamheidsbeleid binnen de Supply Chain zouden moeten ontwikkelen.

    Helemaal terug geredeneerd naar de kern van het vraagstuk zijn wij in feite voor wat betreft voeding de bemiddelaar tussen mens en aarde en voegen hier waarde toe door product, plaats en wijze van verkopen. Vloeistof en voedingsmiddelen (door de natuur gemaakt) bemiddelen wij tussen de natuur en de klanten waarmee zij zich in leven houden en hebben dus in ieder geval qua veiligheid maar ook op duurzaamheid een verantwoordelijk beroep.

    Duurzaamheid is een onderdeel geworden van ons Business plan. Hierin worden initiatieven opgenomen om bedrijfsactiviteiten “groener” te maken rondom rode draden in duurzaamheid. Daarnaast worden in inkoopafwegingen duurzaamheidsaspecten meegewogen in de keuze.

    Onderstaand een verdere verdieping van de ecologische en sociale rode draad waarlangs wij beleid zullen moeten ontwikkelen

    • Ecologische rode draad – de cirkel rond maken en productiviteit verhogen. Op dit moment halen wij meer uit de hulpbronnen dan dat de natuur kan aanmaken. In principe leven wij van de rente en souperen de hoofdsom ook op en daarmee hebben wij geen toekomst. Wij komen hieruit door efficiënter die hulpbronnen te gebruiken, middels productiviteit van hulpbronnen te verhogen en cyclisch te produceren. Organische hulpbronnen (maar ook andere zoals bv. fossiele) weer opnieuw te gebruiken/niet te verarmen door daar vanuit een circulaire optiek naar te kijken v.w.b. het productie proces. Voorbeelden hierbij zijn: Het terugbrengen in de natuur van organische hulpbronnen is een van onze rode draden in de duurzaamheid aanpak zijn. Hierbij wordt gedacht aan inzamelen apparatuur, GFT naar compost, koffiedrab teruggeven aan champion kwekers en vervolgens deze champions weer inkopen, afval recycling etc. producten met moderne productie technologie gemaakt in te kopen etc.
    •  “Het goede voorbeeld geven” rode draad – Houding en gedrag van mensen leiden naar meer verbinden van natuur en mensen. Wij spreken als leiders dan ook uit dat wij verantwoordelijkheid willen nemen voor de effecten van ons handelen op mensen en natuur en weten dat onze stijl van leiding geven dan gericht moet zijn op het verbinden op de sociale dimensie en ecologische dimensie van het bestaan op een zodanige manier dat de kwaliteit van die relaties op een hoger niveau komt te staan. (=aspiratie van ons als leiders).

    Hiervoor is nodig een persoonlijke beleving en verbinding op het punt duurzaamheid anders lukt het niet.

    Zoals velen al weten komt vernieuwing en verandering vanuit jezelf. Echter wij zijn goed georganiseerd om bestaande belangen in stand te houden.

    Management is bewegen tussen de bestaande coordinaten van het systeem of wel het runnen van een bestaande orde. Leiderschap gaat over meenemen van mensen naar een nieuwe orde, nieuwe manier van werken naar nieuwe verhoudingen en verbinding. Vanuit eigen “zijn” dit doen en demonstreren, anders gebeurd het niet.

    In het kader van duurzaamheid in relatie tot leiderschap is persoonlijke ontwikkeling en persoonlijke vernieuwing van wezenlijk belang. Als manager ga je niets veranderen, als leider alleen. Er is nu een enorme behoefte aan leiderschap omdat er zoveel moet veranderen.

    Ik wil verantwoordelijkheid nemen voor de effecten van mijn handelen op mensen en natuur, hiervoor moet ik verbinden op de sociale dimensie en ecologische dimensie van het bestaan op een zodanige manier dat de kwaliteit van die relaties op een hoger niveau komt te staan. (=aspiratie) Hogere kwaliteit van de relatie tussen mens en aarde.

    In volle authenticiteit hiermee bezig te zijn. Geen functionaris die een rol speelt maar die met zijn hele wezen/zijn in en voor die organisatie staat. Het doel is een rijker en voller leven, leven dringt voller tot je door, naar mate je vordert wordt je effectiever.

    Dan pas wordt duurzaamheid duurzaam omdat het bij jou past.

    Implementatie van software moet een integrale aanpak kennen

    bkruisdijkLeave a comment

    Nadat u een pakket heeft geselecteerd (voor nadere uitleg over onze visie van selectie: http://atomic-temporary-7368536.wpcomstaging.com/2009/06/05/een-simpele-veilige-en-snelle-software-selectie/) gaat u één van de moeilijkste klussen klaren namelijk het implementeren van het pakket. Als het goed is heeft u gedurende de selectie ook draagvlak kunnen creëren binnen uw organisatie voor de keuze. Maar dan toch, implementeren betekent risico voor het bedrijf en mensen zijn er huiverig voor. Onze geïntegreerde aanpak zorgt voor meer zekerheid en leidt tot het beste resultaat.

    In onderstaand document beschrijven wij de aanpak die wij hanteren bij implementaties. Het is echter zo dat elke implementatie “maatwerk” voor wat betreft de aanpak nodig heeft. Wij maken graag een voorstel voor u. Onderstaand leest u onze visie over een aanpak van een pakketimplementatie. De volgende onderwerpen worden behandeld:

    1. doelstelling van implementatie vaststellen;
    2. vaststellen van de reikwijdte is cruciaal voor haalbaarheid;
    3. pakketimplementatie vereist integrale aanpak;
    4. kennis van pakket en best practices leidt tot maximaal haalbare resultaat;
    5. implementatiestrategie dient afgestemd te zijn op uw situatie;
    6. bewezen implementatiemethodiek waarborgt succes;
    7. projectorganisatie vormt basis voor een succesvol traject;
    8. het continue implementatiedilemma;
    9. randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie;
    10. haal meer uit een systeem;
    11. spreek vooraf de rol af van uw softwareleverancier en implementatiepartner.

     1.       Doelstelling van een implementatie vaststellen

    Het is evident dat een implementatie gaat over het live brengen van een software applicatie. Tijdens de selectie heeft u ook nagedacht over de baten die u uit de implementatie wilt halen. Het ambitie niveau is dus vaak meer dan alleen het technisch live brengen. Wij helpen u dan ook met het gezamenlijk vaststellen van de doelstelling van de implementatie en de te bereiken eindresultaten (meer dan alleen live gaan). Wij vinden dat de volgende aspecten terug horen te komen in de doelstelling:

    • nieuwe geïntegreerde werkwijze en besturing;
    • werkend IT systeem inclusief interfaces naar bestaande deelsystemen zoals POS en WMS;
    • gebruikers getraind in systeem en procedures;
    • acceptatie van het systeem door de gebruikers.

    De werkwijze en besturing zal de elementen in zich bergen die ook de baten uiteindelijk zullen realiseren. De eindresultaten zullen specifiek gemaakt worden, wij zullen het niet laten bij “betere rapportages” maar specificeren welke rapportages beter zullen zijn en hoe.

    2.       Vaststellen van de reikwijdte is cruciaal voor haalbaarheid

    De reikwijdte/scope bepaalt wat u precies gaat implementeren. Reikwijdte bepaalt de omvang van het project en de veranderingscomponent van bestaand naar nieuw, dus ook de kosten en doorlooptijd van uw project. Hierom is reikwijdte bepaling een zeer belangrijke fase in het implementatie project. Wij vinden dat reikwijdte minimaal de volgende aspecten moet benoemen:

    • processen (werkwijze, procedures, beschikbare middelen)
    • organisatie (besturing, taken en verantwoordelijkheden, coördinatie, infrastructuur)
    • mensen (vaardigheden, kennis, draagvlak, aantal)
    • IT (software, interfaces, hardware,    maatwerk)

     3.       Pakketimplementatie vereist integrale aanpak;

    Vaak zien wij dat men alleen nadenkt over de IT component en de overige zaken gedurende de implementatie worden meegenomen/gemanaged. Dit soort projecten lopen vaak gierend uit de klauw als het gaat om kosten en doorlooptijd. Wij adviseren vooraf na te denken over wat u wel en wat u niet wilt veranderen tijdens de implementatie en de baten die de implementatie moeten opbrengen. Doe niet alles in één keer als het niet noodzakelijk is.

    4.       Kennis van pakket en best practices leidt tot maximaal haalbare resultaat;

    BK M&A is in staat om de pakketkennis te integreren met de implementatiekennis en best practices en hebben vaak ervaren dat dit leidt tot het beste resultaat. Project Management is de bindende factor die deze aspecten integreren.

    5.       Implementatiestrategie dient afgestemd te zijn op uw situatie;

    De implementatie strategie is onderdeel van de reikwijdte en aanpak, specifiek voor uw situatie. In theorie zijn er dan 2 scenario’s mogelijk.

    1. Eerst  processen uitwerken, vervolgens systeem inrichten;
    2. Uitgaande van bestaande processen systeem inrichten met slechts beperkte aanpassingen aan de processen.

    Scenario's voor implementeren
    Scenario's voor implementeren

    Belangrijk is dat vooraf een keuze tussen de beide scenario’s wordt gemaakt. Als tijdens de implementatie van het gekozen scenario wordt afgeweken, is het risico groot dat steeds weer bepaalde processen worden aangepast, iedereen op iedereen wacht en door latere aanpassingen eerdere acties hersteld dan wel aangepast dienen te worden. Scenario 1 geniet in het algemeen de voorkeur, mits processen goed gedefinieerd en op elkaar afgestemd zijn, processen solide en op de toekomst gericht zijn en processen goed bij het gekozen softwarepakket aansluiten.

    6.       Bewezen implementatiemethodiek waarborgt succes;

    BK M&A stel voor een gefaseerde aanpak te doen. Per fase worden er duidelijke op te leveren resultaten met u afgesproken. Hiermee kunt u de voortgang en kwaliteit van het project bewaken cq. bijsturen. Op hoofdlijnen zijn de volgende fasen te onderscheiden:

    • Fase 1: Initiatie
    • Fase 2: Ontwerp (1)
    • Fase 3: Conference  Room Pilot
    • Fase 4: Realisatie

    Gefaseerde aanpak
    Gefaseerde aanpak

    7.       Projectorganisatie vormt de basis van een succesvol project.

    De wijze waarop u uw project organiseert is heel belangrijk. De projectorganisatie moet een weerspiegeling zijn van uw staande organisatie. Afdelingen zullen medewerkers beschikbaar moeten stellen die gewaardeerd en gerespecteerd worden door de afdelingen zelf. Vaak zijn deze sterren “onmisbaar” in de dagelijkse operatie en ontstaat er dus per definitie een discussie over de tijdsbesteding aan het project. BK M&A spreekt af welke inzet nodig is en legt dit vast met de verantwoordelijken. Daarnaast door de aanpak van BK M&A en inzet van ons wordt de inzet doeltreffend en efficiënt geregeld. Een projectorganisatie kent de volgende indeling:

    Projectorganisatie
    Projectorganisatie

    • stuurgroep – eindverantwoordelijk voor succes project, stelt reikwijdte en budget vast
    • projectmanagement – verantwoordelijk voor dagelijkse operatie, bewaakt budget en plan, stelt plannen op, creëert draagvlak en overziet alle activiteiten, managet integratie
    • implementatieteams – uitvoering projectactiviteiten, proceskennis, IT-kennis
    • aspectteams ondersteunen I-teams bij functieoverschrijdende zaken (zoals opleiding of test,..)

    De implementatiewerkgroep is verantwoordelijk voor de implementatie van de software in het desbetreffende functionele domein. Bij voorkeur worden (deel)projecten geleid door medewerkers (in verband met draagvlak) en begeleid door BK M&A. Mocht u niet voldoende of kwalitatief goede capaciteit hebben dan kan BK M&A expertise voor u inzetten.

    Goede projectdeelnemers hebben het respect van het lijnmanagement en hebben beslissings- bevoegdheid en zijn (deels) vrijgemaakt voor dit project. Mogelijke rollen projectdeelnemers zijn eindverantwoordelijk projectmanager, hebben inhoudelijke kennis van de procesgang, kunnen besluiten over gewenste werkwijze en zorgen voor aansluiting op technische infrastructuur en interfaces.

    Mogelijk rollen van BK M&A kunnen zijn projectmanagement in samenwerking met projectmanager, projectbegeleiding (regie, bewaken procesgang, kwaliteit, kerngebruikers), inhoudelijke kennis retailprocessen (Best Practice), waarborging integratieprocessen tussen systemen, organisatie en besturingsmodel. Daarnaast kwantitatieve en kwalitatieve ondersteuning projectmanager met betrekking tot change management.

    8.       Het continue implementatiedilemma

    Over een implementatie wilt u vooraf duidelijk afspreken wat de kosten zijn, de doorlooptijd en de beste kwaliteit van oplevering. Echter is er een sterke afhankelijkheid tussen alle 3 aspecten.

    Implementatie dilemma
    Implementatie dilemma

    9.       Randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie

    Onderzoek onder 500 implementaties toont aan dat de volgende 10 zaken misgaan bij een implementatie (als % van de 500 implementatie):

    1. Competing resources                   48%
    2. Functional boundaries                44%
    3. Change skills                                    43%
    4. Middle management                     38%
    5. Long IT lead times                         35%
    6. Communication                              35%
    7. Employee opposition                   33%
    8. HR (people/training) issues      33%
    9. Initiative fatigue                             32%
    10. Unrealistic timetables                  31%

    Negen van de tien valkuilen hebben met mensen te maken, mensen houden veranderingen tegen! In ditzelfde onderzoek heeft men ook aangetoond wat de 10 belangrijkste succesfactoren waren:

    1. Ensuring top sponsorship                           82%
    2. Treating people fairly                                   82%
    3. Involving employees                                    75%
    4. Giving quality communications               70%
    5. Providing sufficient training                      68%
    6. Using clear performance measures        65%
    7. Building teams after change                       62%
    8. Focusing on culture/skill changes          62%
    9. Rewarding success                                         60%
    10. Using internal champions                           60%

    De project management aanpak van BK M&A verzekert u van het feit dat gefocust wordt op deze succesfactoren en de risico’s voor mislukken in de gaten worden gehouden en gemanaged worden gedurende het project.

    Randvoorwaarden zijn voor BK M&A voorwaarden die buiten de reikwijdte van het project liggen (externe invloeden) maar die wel noodzakelijk zijn voor het welslagen van het project. Deze zijn te categoriseren in randvoorwaarden die liggen op het vlak van Organisatie, Systemen en Mensen.

    Uitgangspunten zijn, in tegenstelling tot de randvoorwaarden, procesinhoudelijk georiënteerd en berusten op een ‘aanname’ van een aantal punten om zodoende het project te kunnen opstarten en uitvoeren.

    De volgende randvoorwaarden en uitgangspunten worden door BK M&A belangrijk gevonden:

    • beschikbaarheid van kerngebruikers (zie projectorganisatie);
    • snelle besluitvorming door de stuurgroep, indien noodzakelijk zelfs binnen enkele dagen!
    • werkelijk commitment van het management: topdown!;
    • continu aandachtspunt bij afdelingsoverleg en overleg managementteam;
    • tonen van interesse voor de kerngebruikers/projectleden;
    • motiveren van kerngebruikers;
    • steunen bij verandering van werkwijze en organisatie;
    • meehelpen en meewerken;
    • waar mogelijk de reikwijdte vaststellen, tussentijds geen nieuwe zaken toevoegen of  veranderen;
    • voldoende tijd reserveren voor testen van systeem en procedures;
    • nadruk niet te zwaar leggen op deadlines indien dit ten koste gaat van de kwaliteit. Let wel: tijdmanagement is zeer belangrijk, maar dient een evenwicht te vinden tussen snelheid en kwaliteit;
    • dat de organisatie dient te begrijpen dat het project belangrijke veranderingen tot gevolg heeft, zowel qua werkwijze als organisatorisch;
    • dat bij meerdere projecten programma management dient te worden opgezet, waarbinnen de samenhang van de verschillende projecten wordt geregisseerd;
    • het creëren van draagvlak binnen de lijnorganisatie;
    • dat projectmedewerkers dienen te beschikken over de benodigde kennis van de huidige procesgang en over het vertrouwen van het lijnmanagement om beslissingen te kunnen nemen;

     10.   BK M&A haalt meer uit uw systeem

    Implementeren van een systeem is meer dan het technisch aan de praat krijgen van het systeem. Wij zorgen ervoor dat:

    • wij uw mensen overtuigen en motiveren met een overtuigende en realistische business case;
    • sleutelfunctionarissen op één lijn zitten en actief ondersteunen;
    • wij bouwen aan commitment;
    • wij weerstanden tegen verandering signaleren en buigen ze om;
    • wij zorgen voor effectieve communicatie;
    • de verandering managen;
    • er centrale coördinatie is van het veranderingstraject

    Daar waar u ondersteuning nodig heeft voor de verandering en beklijven van de verandering kunnen wij onze Change Management inzetten door het ontwikkelen van een visie op verandering. Uitleggen en uitdragen wat de noodzaak is van de nieuwe werkwijze en software. De vraag te beantwoorden wat is het doorslaggevende argument om deze te implementeren en wat betekent dit voor de medewerkers? Wij geven dan ook leiding aan de verandering.

    Echter uw lijnmanagement speelt een primaire rol in communicatie en realisatie van het project. Dit faciliteren wij door regelmatig sponsormeetings te organiseren. Consequent en vaak ervaringen en reacties op communicatie uitwisselen. Bespreken en uitleggen wat de consequenties van gemaakte keuzes voor personeel betekenen. Nagaan welke reacties te verwachten zijn en afspreken hoe hiermee effectief om te gaan.

    11.   Spreek vooraf de rol af van uw softwareleverancier en implementatiepartner.

    BK M&A kan in verschillende rollen uw project helpen te slagen:

    • Service to Assist, faciliteren;
      • wij leveren u de methodiek;
      • u houdt projectmanagement controle;
      • gezamenlijke verantwoordelijkheid voor oplevering;
      • fee gebaseerd op tijd, materiaal en ramingen.
    • Service to Perform;
      • wij hebben management controle over kwaliteit;
      • fee gebaseerd op goed gedefinieerde resultaten;
      • gebruikelijk is fixed fee met een change control mechanisme.
    • Full systems integration
      • wij zijn hoofdaannemer en hebben grote mate van controle;
      • kan inclusief levering hardware en management van subcontractors;
      • meestal een mix van vaste prijs en materiaal.

    In de praktijk zien wij vaak een mengvorm van deze zaken en daarom ook is iedere aanpak, maatwerk.

    Uw pakket implementatie is bij BK M&A in goede handen. Wij hebben gespecialiseerde consultants met brede kennis van retailprocessen en  best practices in de branche. Wij hebben consultants die een systeem implementeren, geen systeem-techneuten zijn. Wij hanteren een beproefde implementatiemethodiek en hebben diepgaande kennis van kritieke succesfactoren en valkuilen in een project. Wij richten ons op het eindresultaat, zijnde de vooraf geformuleerde doelen en prestaties en niet alleen op een technisch werkend systeem. Wij volgen een procesgerichte aanpak, in plaats van functionele, om zo een maximaal resultaat te behalen. Wij maximaliseren het resultaat van uw inspanning, hetgeen tot succes leidt. Wij werken ook tijdens de implementatie actief aan kennisoverdracht, de inrichting wordt in samenwerking gerealiseerd. De aanpak is een pragmatische aanpak (en geen methodische), waardoor een systeem ook zeer snel te implementeren is. Wij zijn bereid om als hoofdaannemer op treden en realistische risico’s te dragen. Uw software leverancier zich wel 2x keer bedenkt niet goed te presteren omdat wij ook bij andere klanten pakketselecties uitvoeren.

    Een simpele, veilige en snelle software selectie

    bkruisdijk1 Comment

    Een van de kritieke succesfactoren binnen de retailsector is het flexibel en snel kunnen reageren op veranderingen en uitdagingen in de markt. Om uw bedrijfsprocessen optimaal te laten werken, zijn adequate informatie en snel aanpasbare systemen tegen lagere onderhoudskosten essentieel. Dit betekent vaak de keuze tussen aanpassing van het huidige systeem of selectie van een nieuw systeem. Het vinden van een nieuw systeem vereist een gedegen kennis van de branche en de softwaremarkt.

    De huidige moeilijke en uitdagende tijd vergt een verdere focus op kostenbeheersing en flexibiliteit. Deze verbeteringen zijn onder meer te bereiken door het vergaand verbeteren van de besturing en beheersen van de kosten. Deze verbeteringen zijn alleen te realiseren door het gebruik van adequate informatiesystemen.

    Confectie of maatwerk: ERP voor de fashion retailer

    De ondernemers richten zich op verbetering van de interne organisatie en uitbreiding van de activiteiten door autonome groei, acquisities en/of fusies.

    De inkoop van de fashion heeft zich verplaatst van lokale markten naar internationale markten in het Verre Oosten en Oost- en Zuid-Europa. Daarnaast ontwikkelen de fashion-retailers meer en meer private labels die zij in bovengenoemde gebieden laten produceren. Een andere ontwikkeling is dat diverse Europese bepalingen voor de bescherming van de interne markt de import van buiten de EU ingewikkelder maken.

    Net als in andere branches nemen ook binnen de fashion-retail de promotionele acties toe. Het wordt daarom steeds belangrijker dat de artikelen tijdig en in de juiste hoeveelheid en kwaliteit in de winkel liggen. Dit maakt inzicht in de voortgang van het productie- en het transportproces essentieel. Om deze processen optimaal te ondersteunen, openen de ondernemers ‘steunpunten’ in de productielanden om kwantitatieve en kwalitatieve controles uit te voeren.

    Om deze trends en ontwikkelingen te ondersteunen heroriënteren veel fashion retailers zich op hun bestaande softwaresystemen. Hierbij dienen ze ook rekening te houden met de volgende trends en ontwikkelingen:

    • zij ontwikkelen alternatieve distributiekanalen (e-commerce met aansluiting op logistieke systemen);
    • zij brengen meerdere collecties per jaar uit;
    • zij hebben geconstateerd dat vergroting van de schapbeschikbaarheid direct bijdraagt aan de toename van de winst. De schapbeschikbaarheid wordt onder andere vergroot door verhoging van de transportfrequentie, verbetering van de replenishment strategieën en opschonen van voorraden gedurende het seizoen (interfiliaal, interformule);
    • de softwaresystemen worden steeds goedkoper en sneller (vergroting van de enablers);  
    • klant- en formulespecifieke leveringen nemen toe (labeling, hangers, reconditioneringen, etc.);
    • expansie daagt uit tot het benutten van synergievoordelen van een groter wordende organisatie;
    • tijdvensters binnensteden maken routeplanning complexer.

    Door bovengenoemde veranderingen wordt de besturing complexer en worden er hogere eisen gesteld aan softwaresystemen. Het is daarom noodzakelijk dat ondernemers zich heroriënteren op de applicaties die zij gebruiken, die vaak in eigen beheer zijn ontwikkeld. De grotere softwareleveranciers hebben dit begrepen en begeven zich met specifieke industry solutions voor de retail op de markt.

    Internationale aanbieders bedreigen locale spelers

    Een aantal jaren terug waren er weinig geschikte aanbieders van standaard software pakketten voor de fashion retail. De enige die in dit segment een rol speelde waren locale aanbieders van specifiek voor de branche geschreven pakketten. Vaak waren deze pakketten ontstaan uit maatwerk voor één specifieke klant. Het pakket werd dan zodanig aangepast en herschreven zodat het ook geschikt werd voor andere klanten in de zelfde branche. Voordelen van deze pakketten zijn de goede aansluiting op locale eisen en wensen, lage aanschafkosten en de flexibiliteit van de leverancier bij aanpassingen. Nadeel is veelal de beperkte omvang van de leverancier en de daarmee samenhangende kwetsbaarheid. De laatste jaren hebben echter steeds meer internationale aanbieders van standaard softwarepakketten hun pakket ook geschikt gemaakt voor de retail of de fashion – retail. Voorbeelden hiervan zijn SAP Retail, Navision Dynamics met add-ons, Oracle Retail (samenwerkingsverband van Oracle Applications en Retek, Lawson) en PeopleSoft for Retail. Deze pakketten bieden een zeer brede functionaliteit en vormen een bedreiging voor de locale niche-spelers. De aanschafprijzen van deze pakketten liggen hoger dan de pakketten van de lokale spelers.

    Het selecteren van het juiste softwarepakket in deze dynamische omgeving vereist specifieke kennis van de mode branche en de beschikbare software oplossingen en ervaring met het uitvoeren van software selecties.

    Gebruik Knock-out criteria!!

    Waarom gaan wij uit van Knock out criteria en vergelijken wij niet op detailniveau functionaliteiten met elkaar?:

    • Complete functionaliteit is geen issue meer”;
    • Go / No Go functie: effectieve identificatie van kandidaten
    • Afwezigheid leidt tot ongewenste aanpassingen, (te) veel kosten en (te) diep ingrijpen in de DNA van een softwarepakket;
    • Meer functionaliteit toetsen met goede bedrijfscase, geen waslijst aan eisen en wensen!

    Dus niet alle functies bij selectie specificeren, focus eerst op:

    • juiste keus en pas bij implementatie op details;
    • Ga uit van knock-out criteria;

    Essentieel in het selectietraject is het identificeren van de juiste knock-out criteria. Onze ervaring heeft ons geleerd dat de volgende knock-out criteria voor een fashion retailer van belang zijn.

    • Zo moet het toekomstig pakket model, kleur, maat artikelstructuur kunnen ondersteunen;
    • Daarnaast komen artikelen gedurende het logistieke proces in verschillende omverpakking voor zoals, in omdozen, per assortimenten, gecombineerd in sets en per los;

    In de branche specifieke pakketten ziet men deze functionaliteit over het algemeen dan ook wel terugkomen. Focus bij selectie daarom op onderscheidende criteria die daadwerkelijk de investering in de nieuwe software kunnen rechtvaardigen. Een voorbeeld van een onderscheidend criteria is het kunnen toepassen van verschillende push-pull strategieën per productgroep / artikel (bevoorradingsfrequentie versus hoeveelheid). Voor hogere marge producten kunnen frequenter en lagere hoeveelheden nageleverd worden aan de filialen in tegenstelling tot lagere marge producten. Goed toegepaste replenishment strategieën kunnen ervoor zorgen dat de schapbeschikbaarheid met procentpunten omhoog gaat zonder directe verhoging van logistieke kosten. Hiermee zijn procentpunten winstverhoging te realiseren.

    Een ander voorbeeld kan zijn de toepassing en ondersteuning door het systeem van het zogenaamde “Open to Buy” principe: hoeveel kan ik nog inkopen. Traditioneel werd Open to Buy gestuurd op basis van financiële budgetten, tegenwoordig wil men in de nieuwe software applicaties ook kunnen sturen op aantallen en begin- en eindmarge.

    Mogelijke andere knock-out criteria kunnen zijn:

    •  het goed kunnen opsporen van slow-movers en verplaatsen van deze slow-movers naar het beste filiaal (interfiliaal ruilen) om verkoopkans te vergroten;
    • verschillende push-pull strategieën per productgroep / artikel (bevoorradingsfrequentie versus hoeveelheid);
    • het kunnen verwerken van een artikel in verschillende verpakkingsvormen (omdoos, pakket, los item) in verschillende artikel / maat / kleur combinaties;
    • ondersteunen van het Open to Buy mechanisme (financieel, aantal, begin- en eindmarge);
    • het kunnen ‘toevoegen’ van klantspecifieke wensen aan inkooporders zoals klantspecifieke store-labels, verschillende private labels, specifieke verpakkingswensen;
    • Merchandise planning inclusief ondersteuning van promotionele acties;
    • het vast kunnen leggen van inkoopraamcontracten op verschillende niveaus: meters stof komend jaar, aantal rokken en uiteindelijk gespecificeerd per model, maat en kleur;
    • communiceren met leveranciers op grote geografische afstand via internet: bestellingen plaatsen en leveranciers inzicht laten geven in de voortgang van orders;
    • het monitoren van de inbound logistics van zuidoost Azië tot in het eigen DC en de winkel;
    • cross-docking ondersteunen;
    • Vendor Rating op basis van diverse criteria als levertijd, hoeveelheid, prijs en kwaliteit;
    • volledige integratie met bestaande POS-systemen (PLU’s, urenregistratie, opdrachten, berichtenverkeer etc.);
    • voor- en nacalculatie van inkoop / verkooporders per model;
    • simulatie van opruimingacties en voorspellen eindvoorraad;
    • …….

    Het selectie proces

    Onderstaand beschrijf ik in het kort:

    1. het doel van een selectieproces;
    2. het trechtermodel;
    3. maken van besturingsconcept en afleiden van KO criteria en interne afstemming van de eisen en wensen;
    4. hoe te gaan van een Long-list naar een Short-list en vroegtijdig met de leveranciers vaststellen of er een kans van slagen is;
    5. een goed voorbereide en gestructureerde demo bepaalt de initiële keuze;
    6. Baten analyse. Zonder baten geen rechtvaardiging.

     1.      Doel. Wat is het doel van het selectieproces:

    • Kiezen van Leverancier als partner voor de komende 5 tot 10 jaar
    • Inzicht in de consequenties toekomstige organisatie en werkwijze
    • Vaststellen van een realistisch implementatieplan en budget;
    • Rechtvaardiging van de enorme investeringen, een business case.

    En een kans op het identificeren en doorvoeren van verbeteringen:

    • Bedrijfsprocessen;
    • Besturing;
    • Organisatie.

    2.      Hanteer het trechtermodel. Voor ons is de definitie van een efficiënte selectie dat de inspanning omgekeerd evenredig is aan het aantal pakketten:

    • geen lange vragenlijsten;
    • geen demonstratie van meer dan drie pakketten;
    • motivatie eigen medewerkers;
    • leveranciersinzet afhankelijk van hun eigen succeskans.

    Dit kunnen wij bereiken door het hanteren van het trechtermodel:

    Trechtermodel
    Trechtermodel

    3.      Het besturingsconcept bepaalt de Knock-out criteria en de baten. De volgende stappen worden in deze fase uitgevoerd:

    Het besturingsconcept
    Het besturingsconcept

    4.       Van longlist naar shortlist en committent krijgen van de leverancier. Voor zowel uzelf als de leverancier kan het onterecht selecteren op een shortlist beide partijen veel tijd en geld kosten. Hoe eerder er commitment is van de leverancier dat hij kan leveren des te meer tijd u gaat besparen in het vervolgtraject. De volgende stappen worden in de fase uitgevoerd:

     

     

     

     

     

    Longlist naar shortlist
    Longlist naar shortlist

     

     

     

     5.      Een gestructureerde demo bepaalt de keuze. Hoe beter de demo is voorbereid en gefocust op die zaken die echt belangrijk zijn hoe efficiënter en effectiever het verdere selectieproces kan lopen. Wij bewaken dat u de dingen ziet die er zijn en gaan niet in op “toekomstige releases” en plannen. De volgende stappen worden in deze fase uitgevoerd:

    Demo naar keuze
    Demo naar keuze

    6.      Zonder baten geen rechtvaardiging. Baten zijn de rechtvaardiging voor de grote investeringen in een nieuw systeem. Baten drijven het grote aantal beslissingen en keuzen gedurende de selectie, de implementatie en het beheer. Het moet gaan over baten die direct en daadwerkelijk een bijdrage gaan leveren. Een hogere omzet is niet concreet en specifiek genoeg. Wij kunnen de volgende type baten onderscheiden:

    • Deels direct gedreven / mogelijk gemaakt door informatiesystemen en IT. Bijvoorbeeld EDI koppeling met afnemers, voorkomen dubbele werkzaamheden / data entry, etc;
    • Deels onafhankelijk van informatie systeem, maar door verbeterde processen dankzij nieuwe systeem. Bijvoorbeeld: verbeterde bewaking en aanvulling van winkelvoorraad, gewijzigde processen kunnen nieuwe eisen aan systeem stellen waar mogelijk vooraf identificeren en realiseren;

    Ook toetsen van één pakket is selecteren. Soms zijn er goede redenen om voor één pakket te kiezen:

    • standaardisatie binnen concern;
    • ervaringen (andere bedrijfsonderdelen of branchegenoot);
    • maar  één serieuze kandidaat;
    • ……

    De selectie wordt dan toetsing, maar niet overslaan! Nog steeds is het belangrijk om:

    • vaststellen doelstellingen en verbeteringen (rechtvaardiging);
    • identificeren mis-fit à vóór de implementatie;
    • opbouwen kennis voor realistisch implementatieplan;
    • en alle andere contract- / leveringscomponenten.

    Waarom kan BK M&A u goed ondersteunen in de softwareselectie:

    • wij kennen de Retail markt en processen door onze jarenlange ervaring;
    • wij gebruiken een gestandaardiseerde en bewezen methode, inclusief checklists, voorbeelden, templates en contractvoorbeelden;
    • wij kennen veel Retailers en leveranciers en dus ook de interne weak spots over pakketten en leveranciers met laatste ontwikkelingen, roddels;
    • (…..omdat wij het leuk vinden om te doen)

    E-commerce / webshop – gewoon doen

    bkruisdijkLeave a comment

    Verkopen van uw producten via het internet kan zeer veelbelovend zijn en veel van u collega’s zijn al verrast door de snelheid en groei van hun E-commerce kanaal. Wij kunnen u helpen met het bepalen van u E-commerce strategie maar ook met het realiseren van een Webshop…

    Het via internet verkopen van je producten is een vak apart, ook al denkt u uw consumenten te kennen. Wij hebben dan al verschillende Retailers geholpen met het on-line gaan en ik wil graag onze ervaring met u delen.

    Het proces van verkopen via het internet is relatief eenvoudig, de randvoorwaarden voor succes en het multi disciplinaire karakter echter maakt de implementatie relatief complex en risicovol.

    Het E-commerce proces:

    • Trekken – bezoekers trekken op uw site door een duidelijke en doeltreffende E-marketing tactiek;
    • Boeien – als de bezoekers op uw site zijn moet u in één keer een goede indruk geven van uw brand image en uw producten;
    • Zoeken en binden – de potentiele klant moet in enkele seconden geboeid worden en zal dan zijn keuze maken;
    • Eenvoudige transactie – het kopen moet eenvoudig en veilig zijn, bij twijfel of hapering wordt niet gekocht, alle artikelen die u aanbied moet op voorraad zijn;
    • Service is key – direct de volgende dag leveren en de klant voortdurend op de hoogte houden
    • Retentie – .. en de klant weer terug laten komen op uw site door e-marketing;

    Kenmerkend voor een goede webshop is dat deze in één keer goed moet zijn. Hierom moet u er veel tijd en expertice in steken bij het opzetten van de shop en niet tijdens “live”. De integratie met uw marketing-, product-, logistiek en finaciele processen moet in één keer goed zijn. Er is geen ruimte voor try- en error, een klant kwijt blijft voor minimaaal 3 jaar weg. Een E-commerce project is altijd een multi disciplinair project en laat zien of uw afdelingen ook kunnen samenwerken op een zeer snelle en adequate manier.

    Wat te verwachten en waar aan te denken

    Wat kunt u verwachten van een webshop en waar moet u aan denken:

    • de conversie kan liggen tussen de 1% en 2%;
    • het (gratis) kunnen terugsturen is verplicht en noodzakelijk. De klant verwacht direct zijn geld terug en gaat na 2 dagen al bellen waar zijn geld blijft. Terugbrengen naar de winkel vergroot u verkoopkans weer;
    • vertel wanneer u levert en dit moet de volgende dag zijn;
    • verkoop alleen zaken die u kunt leveren / op voorraad heeft (is uw voorraadinformatie real-time en accuraat genoeg, zo niet regel dit vooraf of bouw veiligheidsmarges in);
    • het aanbieden van customer service (product info en leverinformatie) en bereikbaar zijn via e-mail en telefoon is noodzakelijk. Zwaartepunt van shoppen ligt op ‘s avonds en in de weekenden en feestdagen. Richt hier iets voor in;
    • de betalingsmogelijkheden verschillen per land;
    • uw webshop mag meer producten voeren dan u heeft in de winkel maar de webshop moet minimaal alle producten tonen die ook ook in de winkel te koop zijn, mits op voorraad;
    • uw store managers zullen de webshop als “concurrent” van de winkel zien. Doe hier uw voordeel mee;
    • een klant stelt de hoogste eisen aan de presentatie en werking van de webwinkel. Afrekenen moet een simpel, robuust en veilig proces zijn. Elke hapering leidt tot annulering van de koopimpuls;
    • de processen op uw financiële, logistieke en catalogi/productontwikkeling, marketing (adress management) moeten excellent zijn. Verbeter deze alvorens te beginnen met de webshop;
    • …….

    Zelf doen of uitbesteden.

    U zult ook een keuze moeten maken wat u zelf gaat doen en welke diensten u overlaat aan een professional. U kunt kiezen voor het bouwen van uw eigen shop (Toobox) of kiezen gebruik te maken van een al bestaand en werkend platform (Outsourced).

    Webshop zelf doen of uitbesteden

    Planning en doorlooptijd

    Een high level planning en aanpak van een project kan er als volgt uitzien;

    Mogelijke planning web-shop realisatie
    Mogelijke planning web-shop realisatie

     Waarmee kunnen wij u helpen:

    Advies. Wij adviseren graag maar nemen ook graag de verantwoordelijkheid voor het resultaat. Geen woorden maar daden.

    • E-commerce strategie bepaling samen met de stakeholders;
    • Het definieren, inrichten en implementeren van de Webshop processen zoals maar niet beperkt tot catalogus management, de logistieke afhandeling incluis retouren, het financiele proces, rapportages etc;
    • De functionele en technische integratie tussen de webshop en u systemen;
    • Het optimaliseren van een bestaand eCommerce proces. We kennen de do’s en dont’s om een succesvolle webshop in te richten;
    • Wij kunnen u helpen met de keuze wat zelf te doen en wat uit te besteden en naar wie incluis de RFI/RFP’s en business case;
    • Software selectie en implementatie;
    • ………

    Project management. Webshop realisatie is met name een multi disciplinair project. Er zijn veel afdelingen bij betrokken en iedereen heeft een mening en wil gehoord worden. Daarnaast moet het resultaat van het project direct goed zijn, er is geen ruimte voor try- and error. Wij kunnen u helpen met het opzetten en leiden van een doeltreffend project. Daarnaast vereist een webshop implementatie een aantal specifieke activiteiten en stappen, wij weten welke en de volgorde waarin.

    Ontwerpen samen met u. Er zijn veel ontwerpen nodig:

    • Grafisch ontwerp. Wij hebben geen expertise in huis voor grafisch ontwerp maar kennen in ons netwerk partijen die dit heel goed kunnen. Wij brengen u graag hiermee in contact;
    • Een Interactie ontwerp. Een goede indeling in het assortiment is essentieel voor klanten om producten te kunnen vinden. De juiste interactie- en navigatiestructuur moet dit ondersteunen. Wij weten wat wel en niet werkt;
    •  Functioneel ontwerp. Alle functionaliteiten worden beschreven, zodat een duidelijk overzicht ontstaat van de website/webshop die zal worden gerealiseerd.

    De realisatie van de webwinkel. Op basis van de gemaakte ontwerpen wordt de webshop gerealiseerd. Wij huren de mensen in die bij uw project passen. Dit kan in een Full System Integrator rol of in een faciliterende rol.