Resume and background

L.J. Kruisdijk (Bert)

De Brandt 2, 7722 PE Dalfsen

Netherlands

 

Telephone: +31 6 811 55 196

E-mail: bert.kruisdijk@gmail.com

 

Born in 1967 (41 years),

Married and proud father of daughter of 8 and son of 3 years old

Executive summary

I am an expert in Retail (Fashion and non-food) and wholesales industry in the disciplines store operations, Supply Chain, ICT, project management, E Commerce, Product Development and Business Development. Fluent in Dutch and English.

Most people I worked with describe me as passionate, stable and a dynamic retail professional and I have more than 20 years’ experience in the field. I am perceived as an inspirational and innovative leader with a proven track record in delivering agreed results, energetic and enthusiastic. My innate competencies are being accountable, being focused and being strong. I am an ambitious and optimistic person with an adaptable and flexible management style who has worked in private, venture capital funded companies and FTSE100 businesses, with direct P&L accountability, directly managing teams of over 100 people.

I am recognized as a talented manager with a broad and international experience base (India, Japan, Korea, USA and most West European countries), with the ability to get the best from organizations. In organizations where there is a crisis I can stabilize and were change is needed I will be strong and persistent to deliver. I am hard on facts and fair to people.

Bert Kruisdijk’s specialties:

Supply chain • logistics • ICT • facility management • consultancy • project management • merchandising • sourcing • international managing teams • e commerce • e-business • inventory control • outsourcing • P&L management • turnaround and crisis management • reorganizations • business development • implementations • ICT infrastructure development

Experience

2002 – 2009 (6 ½ year):  Oilily Holding BV – Director Supply Chain,  ICT and Facility Management

Oilily is a leading Kid and Women wear business globally. Oilily operates through offices in Japan, USA, UK, Spain, Italy, France, India and Germany. Sourcing mainly in India, China, Portugal and Turkey. Oilily designs, develops, produces garments and distributes via 3 channels: Wholesales, E-Commerce and own Retail. In total 625 people are working in Oilily. More information can be found here: www.oilily-world.com .

At the end of 2002 Oilily changed ownership. Oilily was in a very bad financial and operational state and was loss making for 7 years in a row. I was one of the first MT members selected by the new shareholders supporting the Turnaround. In my role I have defined the strategy for my areas, started up and delivered strategic important change projects in the Supply Chain & ICT. After one year Oilily was profitable and after a stabilization phase growing again. Direct reports 7, indirect support 53 (outsourced, depending on moment in season 30 to 60 people).

My primary responsibilities were:

·         Supporting Retail Europe and Retail USA (operational management and store maintenance);

·         Facility Management for head office and Retail Europe (Stores, HQ and Arbo);

·         Global Logistics, Operations in US, Japan and Netherlands (warehouse, customs, production progress tracking, inventory control) including Quality Assurance and Demand Management (make to order / forecast, pre-commit);

·         Global Distribution (inbound and outbound consolidation and transport)

·         Global ICT (helpdesk, application support, web development, system support, IT audit and authorizations);

·          Managing and delivering special high risk and high impact projects.

2001 – 2002 (2 years):  NCR Retail Benelux and Germany – Professional Service Sales Manager.

NCR Corporation (NYSE) is a technology company specializing in products for the Retail (Store automation) and Financial sectors. More information about NCR can be found here: www.ncr.com

 I was responsible for selling and serving (target of € 45 mio) Tier 1customers like Albert Heijn, Schuitema, Vendex KBB, Metro, Edeka, Woolworth etc. directly and Tier 2 and 3 via indirect Channel. I was also responsible for Bid and Risk management and developing and marketing of POS software applications. I have  coached and guided the 23 sales consultants within Store Automation Netherlands and Germany and started up the Human Factor Engineering group within EMEA. Among others also on the Financial Management (Outlook processing, reporting and P&L) and managing of Indirect Channel Partners I have developed knowledge and skills. I was accountable for successful delivering the multimillion projects (Implementation and roll-out of Software and Hardware, Software Development, IT Consulting, Project Management, Euro projects etc.).

1997– 2001 (4 ¾ years): PricewaterhouseCoopers – Manager SCM Retail Operations

In 1997 I have started working with Coopers & Lybrand (later merged into PricewaterhouseCoopers) in the position of consultant Supply Chain Management with focus on Retail Operations. The next year I was promoted to Senior Consultant and within 8 months to Manager of the group for Retail Operations. In this role I was mainly focussed on selling consultancy into the Retail and was able to sell for Euro 3 mio consultancy per annum.

I have developed “thought leadership” on ICT & Supply Chain Management with Retail and Wholesale. Next to Business Process Improvement I also developed and explored knowledge about the software package SAP Retail, E- market places for Retailers and Retail Strategy. Next to doing projects with customers I was heavily involved in acquisition and coaching of consultants.  This period in my career I matured in knowledge, skills and capabilities.

1995- 1997 (2 years): Bakker Logistiek Groep – combined Wilson Sporting Goods Europe

Bakker Logistiek provides Logistical services to various Food and Non-Food branches. With a turnover of €100 mio and 750 employees it is one the largest logistic service providers in the Netherlands.

As the branch CEO, I was responsible for 109 people at the Zeewolde unit. I was primarily responsible for selling the Service Delivery concept, strategic and operational planning of transport vehicles (a total of 85 trucks), storage, cost price calculation, logistic administration for customs (C-BAC) and tax (limited fiscal representation), ICT, process mapping for clients and the financial administration.

1990 – 1995 (5 years) Scapino B.V. – Head of Logistics

Scapino is the largest shoe discounter and self-service stores (over 200) in the Netherlands. The collection contains shoes but also clothing and sports and leisure products for the whole family.

As member of the management team, responsible for the flow of goods from manufacture up to the stores, and directly responsible for the distribution centre in Assen. I managed around 125 employees in a strongly seasonal process, in which flexibility was crucial. My main responsibilities were initiating and assuring the execution of the production plan within the DC, improving the efficiency of the organization and automation at the distribution centre from purchase to delivery. Furthermore developing and carrying out the personnel policy and initiating and leading improvement projects. Also procurement of goods not for resale and car fleet management were part of my responsibilities.

1988 – 1990 Grohe B.V. Manufacturer of bathroom fittings – Head of Logistics and Purchasing

Grohe AG is Europe’s largest and the world’s leading single-brand manufacturer and supplier of sanitary fittings.

My main duties were optimizing the physical flow of goods between Germany factory and the Netherlands, set-up and maintenance of logistic planning procedures, purchase of trade goods, I also have giving training courses for supervising and promoting the company-wide use of computers and assisting the System Manager, developing a sales support system for the sales staff in the field.

 

Wereldwijd één werkwijze met Navision Pebblestone

(interview met Bert Kruisdijk uit FashionUnited mei 2007)

Wereldwijd een werkwijze met Pebblestone Fashion

Oilily bracht in 1963 een revolutie teweeg in de tot dan toe traditionele kinderkledingmarkt. Talloze vernieuwende en vooruitstrevende collecties zijn sindsdien op de markt gebracht, met fun, comfort, exclusiviteit en authenticiteit als leidraad. Inmiddels is Oilily een wereldberoemd merk, beloonmet vele (inter)nationale prestigieuze prijzen. Wereldwijd heeft de organisatie naast de Wholesale business meer dan 70 eigen winkels en verkooppunten. Om dit alles in goede banen te blijven leiden, maakt Oilily gebruik van Microsoft Dynamics™ NAV en Pebblestone Fashion®.

 “Oilily opereert wereldwijd. De stoffen en kleding worden ontworpen op het hoofdkantoor in Alkmaar. Productie vindt plaats in Zuid Europa en het Verre Oosten. Van daaruit worden de artikelen naar magazijnen in Europa, Amerika en Azie gestuurd ter distributie. Deze internationale aanpak stelt natuurlijk hoge eisen aan organisatie, processen en systemen,” Aan het woord is Bert Kruisdijk, verantwoordelijk voor onder andere de wereldwijde lCT van Oilily.

 “Oilily is volledig verticaal geintegreerd en kent zowel wholesale- als retailprocessen. Automatisering speelt een cruciale rol in het beheersen en controleren van deze processen. Door de keuze voor Microsoft Dynamics NAV met Pebblestone Fashion voor de specifieke fashionfunctionaliteit, zijn we in staat wereldwijd met dezelfde processen te werken en toch rekening te houden met de specifieke lokale eisen en wetgeving in de verschillende landen.”

 “Oilily werkte voorheen met een op maat gemaakt automatiseringssysteem. Op een gegeven moment is ervoor gekozen om het besturingsmodel drastisch te wijzigen en te vereenvoudigen door over te gaan op een controlled ‘Ready Made Garment’ organisatie”, aldus Kruisdijk. “Dit betekent dat wij onze eigen stoffen blijven ontwerpen en kiezen, maar de logistieke en financiele verantwoordelijkheid aan de fabrikanten overlaten. De productie en levering van producten-af-fabriek tot de eindafnemer zijn uitbesteed; Oilily focust zich op de controle van deze processen. Daarnaast wilden we de supply chain en de logistieke processen beter en gedetailleerder beheersen en nog beter kunnen inspelen op de markt. AI deze factoren zorgden ervoor dat we een nieuw IT-systeem zijn gaan zoeken voor adequate ondersteuning van onze bedrijfsprocessen. Bovendien bood een implementatie de unieke gelegenheid om onze processen snel en grondig te verbeteren.”

Volledige beheersing van bedrijfsprocessen

“Microsoft Dynamics NAV biedt wereldwijde ondersteuning met lokale vertegenwoordiging. Daarnaast biedt het systeem mogelijkheden om de supply chain verder te beheersen en te verkorten en managementinformatie te verkrijgen. Deze voordelen, samen met de intercompanystructuur van Pebblestone Fashion, gaf de doorslag bij onze keuze”, vervolgt Kruisdijk.

“De implementatie van Pebblestone Fashion hebben we gebruikt om de verandering van de organisatie vorm te geven. Zonder ondersteuning van een goede IT-oplossing is het immers onmogelijk om het ontwerp, de productie en de uitlevering van onze collecties, die telkens uit ongeveer 15.000 SKU’s bestaan, te beheersen. Bovendien stelt de intercompanystructuur van Pebblestone Fashion ons in staat om de financiele gegevens vanuit de diverse land en op uniforme wijze te verwerken, ondanks de verschillende juridische en fiscale eisen die er gesteld worden.”

 “Onderdeel van het hele traject was ook om de eigen winkels van Oilily te voorzien van nieuwe kassa’s en software, gekoppeld aan Pebblestone Fashion. Hierdoor zijn we in staat datgene wat we in de winkels meteen direct door te vertalen naar de samenstelling van komende collecties. Binnenkort werken alle vestigingen wereldwijd met Pebblestone Fashion. Hiermee hebben we een ‘one company’ profiel: we werken overal op dezelfde wijze met een systeem. Een van de vele voordelen daarvan is dat we binnen enkele dagen na de maandafsluiting een overzicht van de wereldwijde resultaten kunnen zien.”

“De beschikbaarheid en openheid van een grote hoeveelheid informatie, stelt ons in staat continu in te springen op de vraag uit de markt en waar nodig bij te sturen. Hierdoor kunnen we met dezelfde mensen meer werk verzetten. We komen aan veel meer dingen toe. Voorheen waren we bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verzamelen van informatie. Nu besteden we deze tijd aan het uitvoeren van betere analyses en het uitzetten en opvolgen van acties”, aldus Kruisdijk.

 “Wanneer we naar de effecten van Pebblestone Fashion kijken, verwoord ik dat meestal als voigt: eerst geloofden we dat alles goed liep, daarna dachten we op basis van ervaring dat alles goed liep, maar nu weten we op basis van feitelijke informatie precies waar het goed loopt en waar nog werk aan de winkel is.”

Het orignele artikel: Wereldwijd één werkwijze

Aandachtspunten bij succesvol outsourcen naar logistieke dienstverlener

Dit stuk beschrijft de belangrijkste ervaringen die ik heb opgedaan bij het selecteren en operationeel krijgen van de samenwerking met een logistieke dienstverlener. Het behandelt de te nemen strategische besluiten voor de manier van samenwerken (niet de of), het contract, de samenwerkingsafspraken, de implementatie, de locatie, prijsafspraken en service levels. 

Te nemen strategische besluiten

  • werken onder een prijslijst of werken met open boeken en management fee afhankelijk van de performance;
  • omschrijf beide het doel van de samenwerking en laat dit ambitieus zijn. Een voorbeeld hiervoor kan zijn: “Het onder LSP leiding en regie, op basis van een integrale aanpak, uitvoeren van verdere verbeteringen van prestaties, controle op zowel het fysieke als administratieve proces en verlaging van de totale kosten in de Supply Chain van het bedrijf”. (bespreek een besparing af te bereiken voor een bepaalde datum. Maak dit SMART en laat de fee ervan afhangen);

Contract

  • formuleer altijd in een resultaatverplichting niet in een inspanningsverplichting: doen toch allemaal ons best;
  • stel vast onder welke voorwaarden zij werken. Indien Physical Distribution Voorwaarden 2000 versie 1-9-2000 sluit de volgende artikelen uit als onderstaand genoemd;
  • wat een artikel en wat een SKU is;
  • wat jij verstaat onder landed costs;
  • regel duur en opzegging. Bepaalde tijd en spreek af wanneer partijen onmiddellijk mogen opzeggen (definieer wanprestatie);
  • regel geheimhouding;
  • regel overdraagbaarheid van de overeenkomst (nieuwe aandeelhouders etc.)
  • regel bescherming intellectueel eigendom;
  • spreek toepasselijk recht af en arbitrage;
  • spreek een wijzigingsprodure af voor afspraken;
  • spreek een waarschuwingsplicht af indien kosten hoger uitvallen dan begroot en voor prestatie die onder afgesproken limiet dreigen te komen (laat niet je klant je boodschapper zijn);

 Afspraken over de samenwerking, de activiteiten:

Wat zijn de standaard werkzaamheden waarvoor jij betaalt. Zoals bijvoorbeeld:  Activiteiten zijn onder te verdelen in:

  1. fysieke afhandeling van Goederen;
  2. administratieve verzorging van deze fysieke afhandeling;
  3. verzorgen van locatie en medewerkers;
  4. ondersteuning in verdere verbetering van de Supply Chain van het bedrijf.

Ad 1. Fysieke afhandeling van Goederen. Dit betreft alle activiteiten zoals maar niet beperkt tot:

  • lossen van vrachtwagens / auto’s;
  • ontpakken & opbeugelen op bijgesloten hanger;
  • Goederen opname;
  • cubing;
  • vendor rating inkomende Goederen;
  • QC steekproef Goederen klaar zetten;
  • interne goederenbewegingen;
  • opslag van goederen op locaties;
  • Goederen beheer, cycle counting en inventarisatie;
  • orderpicken van Goederen;
  • deugdelijk inpakken en verzendklaarmaken;
  • Value added services zoals maar niet beperkt tot reconditionering en stickering,
  • deugdelijk sorteren en laden van vrachtwagens / auto’s.

 Ad 2. Administratieve verzorging. Dit betreft tenminste alle administratieve activiteiten benodigd voor het effectief laten verlopen van de fysieke afhandeling van de goederen. Dit zijn activiteiten zoals, maar niet beperkt tot:

  • het organiseren van transport voor vervoer naar het Locatie en direct import welke niet via het DC verlopen;
  • het opvolgen van afspraken met transporteurs vanaf het moment dat de goederen het terrein van de leverancier hebben verlaten;
  • het inzichtelijk maken en informeren aan bedrijf organisatie wanneer goederen beschikbaar zullen komen in het magazijn op de locatie;
  • het opmaken van import en douane documenten en een correcte administratie hiervan bijhouden;
  • het toekennen en onderhouden van statistiek nummers en overige product kenmerken per product voor correcte afhandeling van douane aangifte, facturatie voor directe leveringen vanuit leverancier aan bedrijf’s dochter onderneming in USA en mogelijk andere landen;
  • bijhouden wat via QC proces aan steek proeven aan bedrijf is geleverd;
  • correct registeren van goederen beweging in warehouse management systeem  vanaf moment dat goederen binnen komen totdat ze het magazijn verlaten;
  • cycle counting uitvoeren en resultaten maandelijks rapporteren;
  • vastleggen van redenen van retour ontvangst per retour en dit ook controleren, monitoren en inzichtelijk houden van retour goederen welke naar Alkmaar zijn verstuurd ter controle;
  • het opmaken van correcte export documentatie;
  • zorgdragen voor een correcte administratie (welke voldoet aan de eisen om aan te tonen welke orders zijn geëxporteerd buiten de EU en aangifte CBS en intrastat, extrastat);
  • organiseren van transport van uitgaande zendingen;
  • maandelijks rapporteren op KPI’s;
  • maandelijkse facturatie en rapportage;
  • zorgdragen voor correcte inklaring van retouren van buiten EU;
  • zorgdragen voor correcte omboeking van A naar B keuze volgens de richtlijnen van QC.

 Ad 3. Verzorgen van locatie en medewerkers.

Alle activiteiten die nodig zijn om ruimtes ordelijk en netjes te houden en een Arbo compliant werkomgeving te creëren en te onderhouden. Dit zijn activiteiten zoals maar niet beperkt tot:

  • verzorgen van verpakkingsmaterialen;
  • opruimen magazijn, kantoren en buiten terrein.

 

Ad 4. Ondersteuning in verdere verbetering van de Supply Chain van het bedrijf. Betreft initiatief nemen en regie voeren in identificeren en doorvoeren van verbetering in de Supply Chain. Het ondersteunen in het beschikbaar stellen van relevante management informatie.

Ad 5. Overige belangrijke zaken die vooraf afgesproken moeten worden

  • de procedure hoe zij moeten omgaan met meerwerk, zoals schriftelijk toestemming vragen;
  • welke maandelijkse rapportages je krijgt over de operatie;
  • wie doet kwaliteitscontrole voor binnenkomende goederen;
  • spreek af dat jij de warehouse manager en of team wat voor bedrijf gaat werken mag zien en selecteren;
  • spreek af op welke wijze zij waarborgen dat het team voor het bedrijf compleet zal blijven en welke inspanning zij hiervoor leveren;
  • maak een afspraak over de voorraad hulpmiddelen zoals verpakkingsmaterialen, tape etc. Dit v.w.b. de te gebruiken kwaliteit en de doorbelasting van de kosten hiervan (factuur 1:1). Maak een 1/2 jaarlijks budget en spreek af hoe om te gaan met overschrijdingen; Management fee op dit soort aankopen kan lager zijn i.v.m. het lage risico voor de LSP;
  • spreek af of je 100% inbound controle doet ja of nee. Dit hangt af van de afspraak die je kunt maken over de betaling van de voorraadverschillen;
  • maak een afspraak tot periodiek overleg en evaluatie;

 De implementatie

Maak vooraf duidelijk welke investeringen zij doen om je te kunnen handelen. Laat ook een zeer gedetailleerde planning van de opstart fase maken en spreek af wanneer zij “normaal” operationeel zijn. Maak een afspraak over de kosten die zij gaan maken om operationeel te gaan. Eventueel een budget en een afspraak over de consequentie van eventuele kostenoverschrijdingen. Denk hierbij aan stellingen maar ook automatisering en interfaces met jou systeem (minimaal artikel en barcode, paklijsten, Ready to Invoice en voorraad standen);

  • het is gebruikelijk dat een partij geheel of gedeeltelijk een investering doet in de opstart. Bij Oilily hebben wij 25% “kado” gekregen (€ 250k);
  • Spreek af wat er gebeurt met de restwaarde van de investering die zijn doen en die jij hebt betaalt via jou prijzen;

 

Afspraken over de locatie

Spreek de locatie en ruimte (in M2) af waar de werkzaamheden plaats vinden. Afwijking hiervan alleen na goedkeuring van het bedrijf;

  • level van beveiliging;
  • spreek het aantal benodigde palletlocaties en picklocaties af;
  • spreek af dat er voldoende capaciteit is voor verdere groei;
  • veto recht om naast bepaalde andere klanten te staan.

Prijsstructuur en factureren

Open boek of prijslijst. In alle gevallen afspraken maken over de assumpties die ten grondslag liggen aan de kosten of prijslijst;

  • maak afspraken over aantal mensen in het team (fixed en variabel);
  • spreek een prijs per stuk af (target price);
  • spreek een performance incentive scheme af;
  • leg vast hoe vaak per jaar, bij voorkeur één maal per jaar prijzen gewijzigd mogen worden;
  • reserveer het recht om 4 maal per jaar een audit te doen op de prestatie en kosten;
  • de Prijs moet omvatten lonen, huisvesting, afschrijvingen, en management fee;
  • spreek een indexeringsfee af bv CBS prijsindex;
  • spreek af hoe meerwerk te verrekenen (uurtarief);
  • spreek af om bv 25% van de capaciteit extra, gratis ter beschikking te hebben om bedrijf mee te helpen de logistiek verder te verbeteren. Het 2de jaar 10% (of betere %). Dit geeft de incentive om niet meer geld in rekening te brengen maar om daadwerkelijk met jullie de stroom te verbeteren;
  • spreek de prijs af voor Value Added Services;
  • spreek af dat de kosten voor inbound werkzaamheden inclusief douane werkzaamheden, invoerrechten, afhandeling in de aankjomst havens, transport naar de Locatie worden overeengekomen in een transport contract;
  • spreek af dat de kosten voor outbound expeditiewerkzaamheden van de Locatie tot klant inclusief douane afhandeling en afhandeling in de vertrekhavens in transport contract worden afgerekend;
  • spreek één maandelijkse factuur af voor magazijnwerkzaamheden en transport activiteiten. Betalingstermijn 30 dagen inclusief invoerrechten.

Aansprakelijkheid

Vaak zijn de Fysieke Distributievoorwaarden van toepassing. Verwerp een aantal artikelen die alleen ter bescherming van de LSP’er zijn of maak deze wederkerig.

  • Verwerp artikel 7. lid 6 en maak een afspraak over voorraadverschillen boven bijvoorbeeld 0.1% in aantallen vergoed worden tegen de landed costprices. Immers zij zeggen een kwalitatief goed proces te kunnen neerzetten. Let wel, 100% inbound controle kost geld maar dit moet je afzetten tegen de schade die je op je balans boekt;
  • maak een afspraak over hoe vaak je een inventarisatie wil uitvoeren (en op wiens kosten);
  • van de fysieke distributievoorwaarden, verwerp artikel 7.2 en 7.3 maak hier landed costs van en niet CMR voorwaarden ( € 6,- de kg geloof ik);
  • vervang artikel 4.6 en maak een afspraak wie verantwoordelijk is voor de verzekering van de goederen. Let op gevolgschade. Als het gebouw instort dan zal jou verzekering gaan claimen bij de verzekering van de LSP. Zijn zij niet verzekerd hiervoor dan heb je nog steeds een probleem. Overzicht van inboedel en schade verzekering is gewenst om te vergelijken of jullie niet dubbel verzekerd zijn;
  • vervang artikel 5.3, 5.4, 5.6 en 5.8 in betere voorwaarden voor het bedrijf;

 Service lever agreement

Kom altijd een SLA overeen en laat je wekelijks informeren over voortgang t.o.v. de SLA;

De zaken die hier minimaal in horen te staan zijn:

  • Per type order hoe lang de processing tijd mag zijn en hoeveel daarvan kan afwijken;
  • Compleet shippen. Spreek af hoeveel zendingen compleet geleverd worden conform jou pickopdracht;
  • Inbound verwerkijngstijd. Hoe snel moeten spullen van de kade in de voorraad staan;
  • Hoeveel kartons verkeerd gemanifest mogen worden;
  • Wat de dagelijks beschikbare capaciteit is in stuks (inbound, put to stock, units outbound, units VAS);
  • Hoeveel beschadigd kan raken;
  • Voorraad nauwkeurigheid;
  • Pick nauwkeurigheid;
  • Op tijd geleverd;
  • Stof niveau;
  • Zonlicht;
  • Water en vochtigheid;
  • Pest control;
  • Orde en netheid (voorraad niet op locatie, los op de vloer, verpakkingsmaterialen op de vloer

Aandachtspunten bij succesvol outsourcen naar logistieke dienstverlener

Dit stuk beschrijft de belangrijkste ervaringen die ik heb opgedaan bij het selecteren en operationeel krijgen van de samenwerking met een logistieke dienstverlener. Het behandelt de te nemen strategische besluiten voor de manier van samenwerken, het contract, de samenwerkingsafspraken, de implementatie, de locatie, prijsafspraken en service levels. 

Te nemen strategische besluiten

  • werken onder een prijslijst of werken met open boeken en management fee afhankelijk van de performance;
  • omschrijf beide het doel van de samenwerking en laat dit ambitieus zijn. Een voorbeeld hiervoor kan zijn: “Het onder LSP leiding en regie, op basis van een integrale aanpak, uitvoeren van verdere verbeteringen van prestaties, controle op zowel het fysieke als administratieve proces en verlaging van de totale kosten in de Supply Chain van het bedrijf”. (bespreek een besparing af te bereiken voor een bepaalde datum. Maak dit SMART en laat de fee ervan afhangen);

Contract

  • formuleer altijd in een resultaatverplichting niet in een inspanningsverplichting: doen toch allemaal ons best;
  • stel vast onder welke voorwaarden zij werken. Indien Physical Distribution Voorwaarden 2000 versie 1-9-2000 sluit de volgende artikelen uit als onderstaand genoemd;
  • wat een artikel en wat een SKU is;
  • wat jij verstaat onder landed costs;
  • regel duur en opzegging. Bepaalde tijd en spreek af wanneer partijen onmiddellijk mogen opzeggen (definieer wanprestatie);
  • regel geheimhouding;
  • regel overdraagbaarheid van de overeenkomst (nieuwe aandeelhouders etc.)
  • regel bescherming intellectueel eigendom;
  • spreek toepasselijk recht af en arbitrage;
  • spreek een wijzigingsprodure af voor afspraken;
  • spreek een waarschuwingsplicht af indien kosten hoger uitvallen dan begroot en voor prestatie die onder afgesproken limiet dreigen te komen (laat niet je klant je boodschapper zijn);

 Afspraken over de samenwerking, de activiteiten:

Wat zijn de standaard werkzaamheden waarvoor jij betaalt. Zoals bijvoorbeeld:  Activiteiten zijn onder te verdelen in:

  1. fysieke afhandeling van Goederen;
  2. administratieve verzorging van deze fysieke afhandeling;
  3. verzorgen van locatie en medewerkers;
  4. ondersteuning in verdere verbetering van de Supply Chain van het bedrijf.

Ad 1. Fysieke afhandeling van Goederen. Dit betreft alle activiteiten zoals maar niet beperkt tot:

  • lossen van vrachtwagens / auto’s;
  • ontpakken & opbeugelen op bijgesloten hanger;
  • Goederen opname;
  • cubing;
  • vendor rating inkomende Goederen;
  • QC steekproef Goederen klaar zetten;
  • interne goederenbewegingen;
  • opslag van goederen op locaties;
  • Goederen beheer, cycle counting en inventarisatie;
  • orderpicken van Goederen;
  • deugdelijk inpakken en verzendklaarmaken;
  • Value added services zoals maar niet beperkt tot reconditionering en stickering,
  • deugdelijk sorteren en laden van vrachtwagens / auto’s.

 Ad 2. Administratieve verzorging. Dit betreft tenminste alle administratieve activiteiten benodigd voor het effectief laten verlopen van de fysieke afhandeling van de goederen. Dit zijn activiteiten zoals, maar niet beperkt tot:

  • het organiseren van transport voor vervoer naar het Locatie en direct import welke niet via het DC verlopen;
  • het opvolgen van afspraken met transporteurs vanaf het moment dat de goederen het terrein van de leverancier hebben verlaten;
  • het inzichtelijk maken en informeren aan bedrijf organisatie wanneer goederen beschikbaar zullen komen in het magazijn op de locatie;
  • het opmaken van import en douane documenten en een correcte administratie hiervan bijhouden;
  • het toekennen en onderhouden van statistiek nummers en overige product kenmerken per product voor correcte afhandeling van douane aangifte, facturatie voor directe leveringen vanuit leverancier aan bedrijf’s dochter onderneming in USA en mogelijk andere landen;
  • bijhouden wat via QC proces aan steek proeven aan bedrijf is geleverd;
  • correct registeren van goederen beweging in warehouse management systeem  vanaf moment dat goederen binnen komen totdat ze het magazijn verlaten;
  • cycle counting uitvoeren en resultaten maandelijks rapporteren;
  • vastleggen van redenen van retour ontvangst per retour en dit ook controleren, monitoren en inzichtelijk houden van retour goederen welke naar Alkmaar zijn verstuurd ter controle;
  • het opmaken van correcte export documentatie;
  • zorgdragen voor een correcte administratie (welke voldoet aan de eisen om aan te tonen welke orders zijn geëxporteerd buiten de EU en aangifte CBS en intrastat, extrastat);
  • organiseren van transport van uitgaande zendingen;
  • maandelijks rapporteren op KPI’s;
  • maandelijkse facturatie en rapportage;
  • zorgdragen voor correcte inklaring van retouren van buiten EU;
  • zorgdragen voor correcte omboeking van A naar B keuze volgens de richtlijnen van QC.

 Ad 3. Verzorgen van locatie en medewerkers.

Alle activiteiten die nodig zijn om ruimtes ordelijk en netjes te houden en een Arbo compliant werkomgeving te creëren en te onderhouden. Dit zijn activiteiten zoals maar niet beperkt tot:

  • verzorgen van verpakkingsmaterialen;
  • opruimen magazijn, kantoren en buiten terrein.

 

Ad 4. Ondersteuning in verdere verbetering van de Supply Chain van het bedrijf. Betreft initiatief nemen en regie voeren in identificeren en doorvoeren van verbetering in de Supply Chain. Het ondersteunen in het beschikbaar stellen van relevante management informatie.

Ad 5. Overige belangrijke zaken die vooraf afgesproken moeten worden

  • de procedure hoe zij moeten omgaan met meerwerk, zoals schriftelijk toestemming vragen;
  • welke maandelijkse rapportages je krijgt over de operatie;
  • wie doet kwaliteitscontrole voor binnenkomende goederen;
  • spreek af dat jij de warehouse manager en of team wat voor bedrijf gaat werken mag zien en selecteren;
  • spreek af op welke wijze zij waarborgen dat het team voor het bedrijf compleet zal blijven en welke inspanning zij hiervoor leveren;
  • maak een afspraak over de voorraad hulpmiddelen zoals verpakkingsmaterialen, tape etc. Dit v.w.b. de te gebruiken kwaliteit en de doorbelasting van de kosten hiervan (factuur 1:1). Maak een 1/2 jaarlijks budget en spreek af hoe om te gaan met overschrijdingen; Management fee op dit soort aankopen kan lager zijn i.v.m. het lage risico voor de LSP;
  • spreek af of je 100% inbound controle doet ja of nee. Dit hangt af van de afspraak die je kunt maken over de betaling van de voorraadverschillen;
  • maak een afspraak tot periodiek overleg en evaluatie;

 De implementatie

Maak vooraf duidelijk welke investeringen zij doen om je te kunnen handelen. Laat ook een zeer gedetailleerde planning van de opstart fase maken en spreek af wanneer zij “normaal” operationeel zijn. Maak een afspraak over de kosten die zij gaan maken om operationeel te gaan. Eventueel een budget en een afspraak over de consequentie van eventuele kostenoverschrijdingen. Denk hierbij aan stellingen maar ook automatisering en interfaces met jou systeem (minimaal artikel en barcode, paklijsten, Ready to Invoice en voorraad standen);

  • het is gebruikelijk dat een partij geheel of gedeeltelijk een investering doet in de opstart. Bij Oilily hebben wij 25% “kado” gekregen (€ 250k);
  • Spreek af wat er gebeurt met de restwaarde van de investering die zijn doen en die jij hebt betaalt via jou prijzen;

 

Afspraken over de locatie

Spreek de locatie en ruimte (in M2) af waar de werkzaamheden plaats vinden. Afwijking hiervan alleen na goedkeuring van het bedrijf;

  • level van beveiliging;
  • spreek het aantal benodigde palletlocaties en picklocaties af;
  • spreek af dat er voldoende capaciteit is voor verdere groei;
  • veto recht om naast bepaalde andere klanten te staan.

Prijsstructuur en factureren

Open boek of prijslijst. In alle gevallen afspraken maken over de assumpties die ten grondslag liggen aan de kosten of prijslijst;

  • maak afspraken over aantal mensen in het team (fixed en variabel);
  • spreek een prijs per stuk af (target price);
  • spreek een performance incentive scheme af;
  • leg vast hoe vaak per jaar, bij voorkeur één maal per jaar prijzen gewijzigd mogen worden;
  • reserveer het recht om 4 maal per jaar een audit te doen op de prestatie en kosten;
  • de Prijs moet omvatten lonen, huisvesting, afschrijvingen, en management fee;
  • spreek een indexeringsfee af bv CBS prijsindex;
  • spreek af hoe meerwerk te verrekenen (uurtarief);
  • spreek af om bv 25% van de capaciteit extra, gratis ter beschikking te hebben om bedrijf mee te helpen de logistiek verder te verbeteren. Het 2de jaar 10% (of betere %). Dit geeft de incentive om niet meer geld in rekening te brengen maar om daadwerkelijk met jullie de stroom te verbeteren;
  • spreek de prijs af voor Value Added Services;
  • spreek af dat de kosten voor inbound werkzaamheden inclusief douane werkzaamheden, invoerrechten, afhandeling in de aankjomst havens, transport naar de Locatie worden overeengekomen in een transport contract;
  • spreek af dat de kosten voor outbound expeditiewerkzaamheden van de Locatie tot klant inclusief douane afhandeling en afhandeling in de vertrekhavens in transport contract worden afgerekend;
  • spreek één maandelijkse factuur af voor magazijnwerkzaamheden en transport activiteiten. Betalingstermijn 30 dagen inclusief invoerrechten.

Aansprakelijkheid

Vaak zijn de Fysieke Distributievoorwaarden van toepassing. Verwerp een aantal artikelen die alleen ter bescherming van de LSP’er zijn of maak deze wederkerig.

  • Verwerp artikel 7. lid 6 en maak een afspraak over voorraadverschillen boven bijvoorbeeld 0.1% in aantallen vergoed worden tegen de landed costprices. Immers zij zeggen een kwalitatief goed proces te kunnen neerzetten. Let wel, 100% inbound controle kost geld maar dit moet je afzetten tegen de schade die je op je balans boekt;
  • maak een afspraak over hoe vaak je een inventarisatie wil uitvoeren (en op wiens kosten);
  • van de fysieke distributievoorwaarden, verwerp artikel 7.2 en 7.3 maak hier landed costs van en niet CMR voorwaarden ( € 6,- de kg geloof ik);
  • vervang artikel 4.6 en maak een afspraak wie verantwoordelijk is voor de verzekering van de goederen. Let op gevolgschade. Als het gebouw instort dan zal jou verzekering gaan claimen bij de verzekering van de LSP. Zijn zij niet verzekerd hiervoor dan heb je nog steeds een probleem. Overzicht van inboedel en schade verzekering is gewenst om te vergelijken of jullie niet dubbel verzekerd zijn;
  • vervang artikel 5.3, 5.4, 5.6 en 5.8 in betere voorwaarden voor het bedrijf;

 Service lever agreement

Kom altijd een SLA overeen en laat je wekelijks informeren over voortgang t.o.v. de SLA;

De zaken die hier minimaal in horen te staan zijn:

  • Per type order hoe lang de processing tijd mag zijn en hoeveel daarvan kan afwijken;
  • Compleet shippen. Spreek af hoeveel zendingen compleet geleverd worden conform jou pickopdracht;
  • Inbound verwerkijngstijd. Hoe snel moeten spullen van de kade in de voorraad staan;
  • Hoeveel kartons verkeerd gemanifest mogen worden;
  • Wat de dagelijks beschikbare capaciteit is in stuks (inbound, put to stock, units outbound, units VAS);
  • Hoeveel beschadigd kan raken;
  • Voorraad nauwkeurigheid;
  • Pick nauwkeurigheid;
  • Op tijd geleverd;
  • Stof niveau;
  • Zonlicht;
  • Water en vochtigheid;
  • Pest control;
  • Orde en netheid (voorraad niet op locatie, los op de vloer, verpakkingsmaterialen op de vloer