Door de manier waarop ik werk kijk ik elke vrijdagmiddag terug wat er allemaal gebeurd is en wat niet. Ik maak dan het plan voor de volgende week. Steeds vaker realiseer ik mij dat ik een gelukkig (werk)mens kan zijn. Ik kan de laatste tijd dit terugkijken doen met een grote glimlach op mijn gezicht! Jij ook?

Aantal feiten:

Afgelopen periode hebben wij een 5-tal projecten definitief afgerond:

• Alle inkoopcontracten zijn centraal vastgelegd en onder management gezet (1.773 contracten met > € 100k spend per jaar), weten nu wanneer contracten verlopen en welke spend nog niet onder contract staat;
• Inkoop initiatieven management is ingevoerd, alles op één plek in Ariba, duidelijke e-learning hoe dit werkt en uitleg van de spelregels voor accordering van inkoopinitiatieven. De business en wij zelf hebben inzicht in status en voortgang van alle inkoopprojecten;
• Opleidinginfrastructuur voor Procurement medewerkers afgerond, inclusief e-learning methode. Je kunt nu regie nemen op je eigen leerpad en hebt toegang tot een enorme rijke bron van opleidingen;
• Fase 1 van Category Management opgeleverd, beproefde methode en een pilot voor 5 categorieën. Samen met de business zijn er zeer concrete plannen hoe een category verder te ontwikkelen;
• Werken met Excellente HR processen is gerealiseerd. Zijn volledig aangesloten op “al het moois” HR ons kan bieden in het kader van onze professionele ontwikkeling binnen Procurement.

Een 2-tal projecten hebben zicht op de eindstreep

• Inzicht in alle uitgaven (Reporting) is aan het overdragen aan de lijnorganisatie en aan het aantonen dat de informatie volledig en juist is door een externe partij. Inkopers en business collega’s hebben inzicht in wat wij waar aan uitgeven binnen het inkopen (m.u.v. NS Stations)
• Duidelijk waar Procurement voor staat (Governance) legt de laatste hand aan “zo kopen wij in” en aan handhaving en sanctioneringsbeleid. Hierna wordt het breed gecommuniceerd.

Een 9-tal projecten worden opgestart om ook in 2015 opgeleverd te worden

Zoals in de laatste Q-meeting besproken strategiekaart worden er ook nieuwe projecten opgestart. Jullie hebben je al massaal aangemeld om mee te helpen met deze project. Begin april hoor je hier over terug.

• Wij werken met en voor de Business
  • Procurements reputatie wordt verbeterd. Op basis van de kennisdelingssessie “Imago Procurement” wordt dit verder uitgewerkt en “van doen gemaakt” door iedereen;
  • Category Mangement ingevoerd voor nog eens 10 categorieën en organisatie op aangepast
  • Intake gesprek met de Business wordt goed gevoerd (geen verrassingen tijdens inkoopprojecten)
  • Account Management is ingevoerd
• Wij werken met de Markt
  • Market Intelligence. Iedereen weet voor welk deel van de markt hij/zij aan de lat staat en er zijn middelen om deze kennis te borgen, delen met de inkoop en business collega’s
• Processen en systemen zijn optimaal ingericht voor ondersteuning
  • Efficiente en effectieve inkoopprocessen. Procesmanagement wordt ingevoerd, de sourcing library wordt simpeler, templates worden geschoond en versimpeld en een Do It Yourself (DIY) Inkooptoolkit wordt gebouwd voor de inkopen waar wij niet bij betrokken kunnen zijn ( < €100k) en ter beschikking gesteld voor de business collega’s.
  • Contract Management is ingevoerd. Contract managers in de Business worden opgeleid in het vak Contract Management en op norm niveau gebracht. Er zijn standaard processen, KPI’s, juridische clausules, één ondersteunend systeem en een “standaard” werkwijze. Hierbij hoort ook een e-learning voor (nieuwe) business collega’s die contracten willen gaan managen. De houdig en het gedrag t.o.v. leveranciers wordt ook genormeerd.
  • Performance management is ingevoerd. Op basis van outputsturing bespreken wij periodiek de voortgang t.o.v. door ons gestelde doelen en nemen aanvullende acties, alles op basis van Plan, Do, Review and Act!
  • Professionele medewerkers zijn de basis
    • Het rolmodel van je leidinggevende maar ook van jezelf t.o.v. de business en markt wordt concreet gemaakt en je wordt geholpen hieraan te voldoen;
    • De vaardigheden voor de noodzakelijke veranderingen worden vergroot en krijgt inzicht in je eigen competenties;
    • Hebben een aantal opleiding voor jullie in “de aanbieding”;
    • De organisatie van NS Procurement zal aangepast worden aan een een category management structuur.

Binnenkort zijn er in totaal zo’n 130 medewerkers betrokken bij de bouw van een effectievere en efficientere inkooporganisatie. Lopen er 17 projecten (groot en klein). Leveren wij op tijd en budget. Onze Drumbeat teller staat inmiddels op zo’n €65 mio aan waardecreatie. In het jaarverlsag wordt de bijdrage die wij leveren aan het bedrijfsresultaat met naam en toenaam genoemd en pakt de (vak)pers op dat wij met bijzondere zaken bezig zijn binnen Procurement.

Ben je nog niet in staat geweest om zelf een bijdrage te leveren aan deze beweging, stuur mij dan een email waar jij graag aan mee wilt doen.

Kortom met name jullie kunnen een glimlach op jullie gezicht hebben om dan weer met focus en snelheid de volgende week in te gaan, er is genoeg te doen en nog te bereiken.

Heel fijn weekend,

Bert Kruisdijk